地勘单位固定资产投资项目档案管理探究

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1、地勘单位固定资产投资项目档案管理探究　　地勘单位固定资产投资项目档案是指在整个项目建设当中按照其自身的程序，从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中所形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。项目档案工作肩负着直接记录项目建设历史过程和为科研生产现实服务的双重责任，是整个项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。如何使项目档案管理，符合国防科工委、国家档案局制定的《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》，确保项目顺利验收。笔者从目前地勘单位项目档案管理的现状入手，谈点建议。

2、一、正视现实问题是做好档案管理的基本要素61.档案收集有难度。档案收集工作是整个投资项目档案最基础最重要的工作，该项工作直接影响到档案质量，也是档案验收检查的重点。在工作中，有三难：一是收集资料难。由于对档案工作重视不够，工程人员存在重工程轻档案的思想，同时由于项目档案分散于各承建单位，部分承建单位或图自用方便，或因产权归属问题，在收集资料时，有不交、漏交、缓交现象。二是收齐资料难。由于固定资产投资项目具有时间跨度大、地域分布广、参与人员多等特点，项目档案工作一直处于运动和补充状态，使得项目文件很难做到及时归档，再加上项目班子中大多数是临时组建的

3、，一旦工程结束，机构随即撤销，收集上来的资料欠缺。如竣工图不全；某专业部分材料出现“空档”；项目前期文件归档不全，因此档案的完整性往往得不到保证。三是收准资料难。由于项目建设负责人往往把精力放在了跑项目、跑资金上，而工程技术人员则更加注重工程的进度和质量，建设单位对工程档案负总责的意识不强，加上施工单位责任心不够，收集的资料难免有误差、错误，如乱签、漏签、代签、隐蔽工程记录与实际不符、设计变更未在竣工图中标注、竣工章未盖、竣工章栏填写不全等，严重影响了项目档案的真实性、完整性和系统性。62.收集管理有差距。一方面因职责不明，使项目档案管理混乱。主

4、要表现在对项目档案没有统一管理，对设计、施工、监理、监测和质检等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。大家各自为政，视资料为己有，或视资料为废纸，甚至有少数建设项目指挥部在项目建成竣工后，将所有资料打包，或整箱交建设单位，没有目录和移交手续。另一方面是硬件不力，使项目档案保管凌乱。有极少部分单位领导不重视档案工作，再加至“上马”工程前期人少事多，顾不上配备专职档案人员和配置档案库房、装具等档案基础设施和办公设备，而是将资料随意堆放一起，致使档案资料无从整理，更说不上档案保管的要求，同时也给项目档案甚至整个项目带来安全隐患。3.档案质

5、量待提高。一是不齐全。原件不齐全和工程质量验收签证资料不齐全，如个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件、下发或转发时是复印件；各种实验记录的复写件、复印件偏多，且字迹潦草，模糊不清；原材料及构件出厂证明乱、脏、破，难以满足档案归档要求。在工程进行中，没有按国家行业标准要求办理书面签字等手续。二是不规范。表现在竣工图文件编制不规范、施工原始资料、验收签证资料格式、填写、书写不规范；文件纸张规格大小不一，无装订线；竣工图纸破损。如此档案，难以保证档案的准确性、通用性和完整性。不能发挥应有的依据及凭证的作用，给日后的维护和利用带来困难。61.健全制

6、度治“难”。加强制度建设是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的前提，为确保项目档案的客观性、准确性、系统性，必须建立一套档案管理制度，并不打折扣执行制度，从而杜绝项目档案收集过程的“难”。一要根据《档案法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》，结合地勘单位实际，制定地勘单位固定资产投资项目档案管理工作规范，确定归档范围及保管期限，并统一项目档案管理工作标准，使地勘单位固定资产投资项目档案工作步入良性循环，达到制度化、规范化、标准化。二要建立《项目档案员岗位责任制》、《地勘单位项目档案收集和立卷归档制度》、《

7、项目档案借阅、利用制度》、《项目档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅助性的规章制度，全面对档案资料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等各个环节进行严格的制度约束和规范。三要加强项目负责人对档案管理的监督指导，要求完成一个项目，验收一个项目，归档入库一个项目。四要严格执行制度，建立项目档案奖罚制度和经济责任制，并做到奖罚分明。62.科学管理治“乱”。实行科学的管理方法是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的关键。为此，在项目管理实施过程中，首先要实行目标管理，要根据地勘单位固定资产投资项目的规模、特点和需要，制定总目标和子目标，将各部门职责列入

8、目标管理范围，明确权利和义务，使项目档案工作有目标、有地位、有压力、更有动力。同时，要明确分管领导，配齐档案人员，建立相配套的网络管理体