民营企业档案工作现状和其对策

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1、民营企业档案工作现状和其对策　　【摘要】在民营企业迅速发展的今天，其档案管理对经济发展的促进作用日益显现。本文以金华本地民营企业为例，从管理观念、管理水平、管理制度和管理法制等几个方面阐述民营企业档案工作的现状，分析民营企业档案管理工作的意义，探索民营企业档案管理的对策。【关键词】民营企业；档案管理；现状；对策改革开放20多年来，民营企业从无到有、从弱到强逐渐发展成为国民经济的重要组成部分，作为一种不可取代的经济体，它已成为我国经济增长的主要来源，共同富裕的重要力量和社会稳定的基本因素。然而，大多数中小型民营企业档案管理工作却处于初始阶段，基本上处于无人员、无设施、无制度、无库房的“四无”状态

2、，这与民营企业的迅猛发展极不相衬。如何在民营企业的发展过程中加大民营企业的档案管理，发挥其档案的作用，为民营企业的发展服务，已成为民营企业档案管理工作中亟待解决的一个新课题。一、民营企业档案管理工作现状及原因分析（一）民营企业档案工作存在的问题81.管理观念落后，跟不上企业的发展规模。民营企业大多是从家庭作坊开始起步，随市场经济的发展逐步把企业做大。目前，“有经营思想、无档案意识”是民营企业主中普遍存在的一种现象，这些企业主往往把大量资金投入到企业的生产、设备、技术人员上，却在档案管理工作的人员、设备、库房、经费配备等方面十分吝啬，至于档案方面的专业知识更是缺乏。大多数民营企业主心目中没有档案

3、管理，更别提档案管理的规范化、科学化和信息化。2003年在上海和江浙的一项调查表明：13%的民营企业无人管理档案；55.4%的民营企业未建档案室，仅有人兼管档案。十年过去了，此现象仍然存在。据笔者调查了解金华本地民营企业大多数未设立档案室，有的甚至无人管理档案。例如浙江高峰新材料管业有限公司，虽然拥有固定资产2.8亿元，员工800余人，但它也未设立档案室，只是由办公室人员兼管文书档案。又如浙江太阳金属有限公司根本就无人管理档案。这些民营企业主看不到档案在生产、经营中的重要作用，没有把企业档案当作企业的无形资产的观念。因此，即使企业产值增加和规模扩大了，档案材料增多了，但档案管理工作却未能与企业

4、的发展同步。82.档案管理人员缺乏专业知识，业务不熟悉，无上岗能力，不懂如何整理归类、保管。为节约成本，民营企业的很多档案管理人员由办公室人员和后勤人员兼职，往往是人手少、兼职多，由于工作量大，业务繁杂，平时对档案工作置之不理，用时才慌忙翻寻。他们没有受过专业的培训，不清楚档案管理的技术和标准，导致档案信息得不到有效地开发利用。3.管理资源分散，缺乏健全的档案管理制度。民营企业档案资料四分五裂地分散在各个部门，查找利用相当不便，这是由于缺乏健全的档案管理制度所致，各部门随意采用自己的档案管理办法，应该归档的材料既没有组成案卷，也没有查找目录。例如一些民营企业，它的基建档案、产品档案、技术档案、

5、工、青、妇、党、团档案、人事档案分别由基建负责人、销售部、技术部、工会、办公室管理，形成典型的分散管理局面。加上监督机制不到位，如果有员工“跳槽”，就会造成核心材料和技术泄露，知识产权白白流失，那将是一种无法弥补的损失。4、落后的法治管理办法与新时期依法治档的要求不相适应。目前，我国档案管理体制和运作模式已经陈旧，难以适应民营企业档案管理工作，由于新的体制和运作模式还没有形成，导致档案行政管理人员无所适从，从而忽视对民营企业档案管理的调查研究和监督指导，而一些民营企业主由于观念落后，也把企业档案当成一种内部的、机密的信息，外人无权进行调查研究和指导。因此，必须尽快制定一项适合民营企业档案管理的

6、法律法规来解决这一课题。（二）存在上述问题的主要原因81.民营企业管理者缺乏档案管理意识导致其档案管理不能与企业发展同进步。在民营企业发展过程中，民营企业主大都忽视档案管理而只重视生产经营。对档案概念认识模糊的不仅是企业主，还包括管理层。几乎没有人认识到企业管理工作的重要组成部分不仅包括生产、销售等内容，还包括了档案管理这一技术工作，认识不到企业的档案不仅仅是人事档案，还包括企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录，民营企业要想掌握内外部经济技术信息资料，保证企业经营决策科学性以及提高企业效益，必须高度认识这种历史记录的重要性。由于认识的局限性，因此民营企业的决策者没有把档案工作摆到应有的

7、位置，更不舍得投入人力、物力来管理档案。2.民营企业管理者档案法制观念淡薄导致其档案管理成为法制盲区。1988年1月1日，我国正式颁布实施《档案法》，20多年过去了，《档案法》已深入国家行政事业单位中，但却一直没有在民营企业主中产生较大的影响，不少民营企业管理者不但自己不学习《档案法》，而且也不组织管理层和员工进行学习，导致企业变成档案法制的盲区。因此，他们不能依法做好本企业的档案工作是必然的。8