011文件保管规程(d0)

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1、文件保管规程制作部门:总经办文件编号共2页第页编制审核批准囗通用囗部门囗管理囗技术版本DO日期日期日期生效日期10.11.24阅文范围文件相关人员囗签收囗签阅囗张贴部门各部门签字日期更改记录标记处数修改人审核人批准人批准日期BO所有07.10.26CO格式08.12.01D0所有处数修改人审核人批准人批准日期任何打印的该文件，如果无受控印章，均属非受控文件。文件保管规程制作部门:总经办文件编号共2页第页1.目的本规程规定了公司文件保管和废除的基本准则。2.范围本规程适用于公司内发行的全部文件以及从公司以外接收的文件。3.职责3.1文件管理规程中规定的文件管理体制的部门负责人以

2、及实施负责人（各部门文员、文控）作为文件管理者。3.2文件管理者：有责任确保文件被妥善保管。部门文员负责保管发放到本部门的受控副本文件、本部门的记录表单和部门间的工作联络书等，文控负责保管所有受控文件的正本、外来文件、分发记录及各部门的质量记录表单等。4.定义文控：文控中心文件管理者。5.程序5.1保管期间文件的保管期分为永久，15年，5年，3年，2年，当年以及回收前7种。但是公司上游规程中有规定时，保管期依据相应规程的规定：永久保管公司的组织，证明以及关于其经营状况的文件要永久保管。15年保管、5年保管、3年保管、2年保管由于业务处理，日后参考而暂时适当保管的文件，根据其重

3、要度，选择15年，5年，3年、2年其中之一。年内日常业务中的往返文件。回收前文控中心下发到各部门的受控文件副本在回收前由各部门使用并保存。5.2保管期的决定保管管理者基于附表的保管标准以及前述文件保管期分类决定保管期(详见《表单目录一览表》)。5.3保管期的变更保管管理者对过了保管期但认定有必要继续保管的文件可以延长保管期。即使是在保管期内，若认定无保管必要的文件，保管管理者可以进行废除。但是，不包括法规，以及公司内上游文件规定的文件。5.4废弃a.过了保管期后，废弃该文件。b.保管文件的重新整理，每年至少一次。c.要保密的文件要使用确保内容不会泄漏的方法进行处理（烧毁等）。

4、5.5保管场所各类文件保管期限以及保管部门按照附表：文件保管标准所规定的方式保存。任何打印的该文件，如果无受控印章，均属非受控文件。文件保管规程制作部门:总经办文件编号共2页第页附表文件保管标准任何打印的该文件，如果无受控印章，均属非受控文件。文件保管规程制作部门:总经办文件编号共2页第页分类保管年限保管部门备注一般文件规程、通知、事物指导书等重要永久发行部门财务部门资料制作部门合同文件特别重要政府执照等特别重要统计资料重要合同文件重要15年业务部门会议记录重要会议召开部门合同文件其他经营计划文件预算文件5年业务部采购部统计资料3年资料制作部门会议资料会议召开部门传真、复印登

5、记表其他当年办公室相关部门技术相关文件受控文件（正本）例：图纸、作业指导书、CP、检验标准书等永久文控中心受控文件正本回收后同样永久保存（加盖“仅供参考”章以区别）培训资料3年总经办与质量相关的文件、质量记录2年各部门超过保存期限后交由文控中心废弃或销毁，文控中心做好销毁记录受控文件（副本）回收前各部门回收前由各部门使用并保存，回收后文控中心加盖“作废”章销毁任何打印的该文件，如果无受控印章，均属非受控文件。文件保管规程制作部门:总经办文件编号共2页第页任何打印的该文件，如果无受控印章，均属非受控文件。