中学归档文件整理办法.doc

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1、中学归档文件整理办法撰写人：___________日期：___________中学归档文件整理办法一、总则为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），结合本单位实际，制定本办法。本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。二、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、

2、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。三、整理要求归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。第7页共7页归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合江苏地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换

3、格式》（DB32/505—xx）要求。四、整理方法1、件的确定归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来

4、的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。2、装订装订方式采用江苏省档案局监制的不锈钢订书订在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，保持原貌不变。第7页共7页装订文件按件装订。装订时，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，放在最前面。3、分类归档文件采用保管期限──年度──机构分类。机构分类：参照分类方案分类方法对应为：永久、长期、短期永久：xx年 党

5、支部、工会、团委、校长室、教导处、总务处……长期：xx年 党支部、工会、团委、校长室、教导处、总务处……短期：xx年 党支部、工会、团委、校长室、教导处、总务处……归档文件属永久、长期、短期中的哪个保管期限，就归入哪个保管期限类目中。⑷排列方法归档文件在分类方案的最低一级类目内，即在同一保管期限内，同一年度的材料按机构结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套文件集中排列。⑸编号方法第7页共7页归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首面上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等必备项。同时填写

6、选择项机构。全宗号年度室编件号机构保管期限总页数全宗号：空白年度：文件形成年度，以四位阿拉拍数标注公元纪年。如xx。保管期限：填写归档文件保管期限的简称。（永久、长期、短期）机构：用中文填写机构名称或规范化简称。件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，将文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。总页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。⑹编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页

7、数、备注等项目。件号：填写室编件号。第7页共7页责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。文号：文件的发文字号，由单位代字、年度、顺序号组成。如常教〔xx〕第1号。题名：文件标题。文件中只有一个题名且能反映文件内容的填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数标注年月日。如xx0908。页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采

8、用国际标准A4纸型，归档文件目录一年装订成一册，封面