高校档案管理模式中信息化建设

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1、高校档案管理模式中信息化建设　　摘要：十一五”总体规划中将我国档案管理信息化建设作为档案事业发展的目标。计算机网络技术的发展，为实现这一目标带来保障。新的技术、标准以及方法的出现，为高校档案管理信息化建设提供了技术支撑。信息化的档案管理体系，是未来我国高校档案管理发展的必然方向，大力推进档案管理信息化的进程是高校档案管理工作者的重要任务和攻关课题。关键词：档案；管理；信息化；建设；攻关1高校档案管理信息化的内容及意义高校档案管理涉及多个相关学科，诸如计算机、网络、管理以及信息等。高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规

2、范以及安保体系等四个方面的建设。1.1基础设施建设和应用系统开发档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面。其中，应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。9硬件建设需要同时考虑以下三个问题。首先，数字化校园与数字档案和数字档案馆的建设同步，其次，将存储和备份电子文件的相关硬件设备作为内部局域网建设的重点，第三，提高本地备份及存储电子文件的硬件配置，建设异地备份设备及网络。1.2档案信息资源整合高校档案信息资源的整合需要注意以下几个方面

3、的问题。第一，高校各单位档案部门收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失；第二，对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，建立数据中心，统一接收和管理高校各单位信息资源，开通检索服务；第三，建设档案网站或者数字档案馆，成立数字化服务中心，为各单位提交信息提供高效服务。1.3标准和规范的制定高校档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学的指导高校档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循

4、，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。其主要职责为高校电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立；制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范；9建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。1.4安保系统的建设信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。安保体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，双管齐下，确保数字档案系统信息传递的安全。2高校档案管理信息化建设的现状及问题2.1高校档案管理信息化建设的现状2.

5、1.1基础设施薄弱，管理手段老化目前国内许多高校在信息化基础设施建设上投入力度不够，用普通计算机代替专业服务器，在管理方式和方法上也一直沿用传统的管理手段，效率低下，缺漏较多。虽然在一定程度上利用了计算机存储和网络技术，但是并未形成一体化的系统。生成与接收电子文档，是高校档案管理系统的基础功用，但是目前的现状是高校档案管理的软件与配套程序建设速度慢，管理不科学，制约了信息化建设的步伐。2.1.2档案管理方式落后、档案结构不合理从目前的档案管理方式来看，从业人员缺少科学化管理的培训，多数从业者并非档案专业，专业知识匮乏，没有系统、科学的档案管理知识，对已有管理系统掌握

6、不够深入。9从档案结构来看，目前多数高校关注的档案类别多为纸质，而对视频、音频以及其他实物档案的关注不够。而且从档案涉及的方面来说，多为教学、会议以及其他文字记录的档案，而对设备、基建档案，以及高校日常工作中的档案记录较为缺乏。此外，档案收集工作滞后，不够全面，导致了档案可复用性差，利用价值较低。2.1.3高校档案管理开发利用率较低目前，高校档案管理仍旧受到传统档案管理理念的影响，重保管轻利用，已经收录的档案资料无法惠及教职工与学生，利用效率低下，档案因此失去了应有的参考价值，导致高校档案资源的极大浪费，长此以往将会形成恶性循环，极大的影响档案管理工作的可持续发展。

7、此外，档案利用的垄断局面仍旧存在，高校档案多数被行政人员利用，同时还有一部分科研人员，虽然目前各大高校已经致力于扩大档案利用人群，但是力度仍旧不够，同时宣传乏力，没有对宣传形成有效的纵深，因此收效甚微。如何打破传统的档案管理模式，改变落后的管理理念，推广先进、科学的管理方法，是档案从业人员需要认真考虑的问题。2.2高校档案管理信息化建设进程出现的问题2.2.1投资规模大与资金来源少的矛盾9档案信息化建设需要大量的资金作为后盾，其建设速度受到资金来源及稳定性的制约。信息化建设中基础设备的投资包括服务器、交换机、扫描仪、微缩设备等，这类设备需要大量的资金来购置。此外