论当前形势下电子信息档案管理存在风险和控制

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1、论当前形势下电子信息档案管理存在风险和控制　　摘要：目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企事业单位来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案输入打印出错的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些风险，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。关键词：自动化电子信息；档案管理；风险控制Abstract:Atpresent,

2、thegrowingpopularityofcomputertechnologytomakesomeofthetraditionaldocumentvectorkeepdisappearing,computerofficeautomationisgraduallypromotetheuseofmanycompanies.Officeautomation,themostobvioussignistheestablishmentofinformationfiles,thismeanstorecordinformationforenterprisesandinstitutionsmorecon

3、venientandfaster,toavoidthedrawbacksoftraditionalpaperfilesinput7printerror.Butgoodfoundation,thecomputeritself,therearealsosomedefects,leadingenterprisesintheinformationfilemeanstherearesomerisks,addressthisissue,riskpreventionmeasuresintheuseofthistechnologythingtodo,andstrivetomakeminimizerisk

4、.Basedonthis,themainelectronicinformationfilemanagement,riskcontrolmethodsarediscussed.Keywords:automation,electronicinformation;recordsmanagement;riskcontrol中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）7随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。目前，人们生活中一个非常重要的

5、，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。一、电子信息档案管理中提前避免风险的措施提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经

6、济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：１．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。２．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，

7、例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。３．及时消除风险。为了确保信息档案数据7的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措