公司文档分类编号办法.pdf

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1、文档分类编号办法1.目的：统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服务。2.适用范围：本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。3.管理职责：3.1总经办负责制定公司文档分类编号办法，并协助、指导各系统/部门文档管理人员执行。3.2各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。4.分类原则：依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。5.类别设置：5.1本公司文档设大类和属类，大类用大写英文字母代字，

2、属类用阿拉伯数字代字。5.2公司全部文档分为十大类，即：（1）综合管理类A；（2）营销管理类B；（3）质量管理类C；（4）供应链管理类D；（5）研发管理类E；（6）设备管理类F；（7）人事档案G；（7）会计类H；（8）特殊载体类I；（9）基建类J。6.分类编号办法：6.1A、B、C、D、E类文档：6.1.1单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用组卷方式归档。6.1.2文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须向总办申请，经审批后可采用。6.1.3单件归档，档号结构模式为“大类代字”+“年度代

3、字”+“属类代字”+“件号”。6.1.3.1年度代号：2002年为01，之后年度以02、03流水编制；6.1.3.2文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号，详细参见附件《文档类别表》。6.1.3.3编号案例：b2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件，第一份文件编号为：A·01·02·010001件号（以0001、0002流水编二级属类（制度规范为01）一级属类（文件管理为02）年度代字（2002年为01）大类代字（综合管理类为A）6.2设备管理类文档（F）：6.2.1同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式

4、确定。6.2.2档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件号”。6.2.3一级属类为：设备资料01；设备管理02。6.2.4编号案例：F·01·00010001案卷号/件号（以0001、0002流水编制）设备代号（以0001、0002流水编制）属类代字（设备资料为01，设备管理为02）大类代字（设备类为F）6.3人事档案（G）:6.3.1同一员工的人事档案集中归档。6.3.2人事档案采用组卷方式归档。6.3.3档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“员工代号”+“案卷号”6.3.4下设一级

5、属类：在职类01；离职类02。6.3.5编号案例：G·01·0001001案卷号（以001、002流水编制）员工代号（以0001、0002流水编制）属类代字（在职类为01，离职类为02）大类代字（人事档案为G）6.3.6每套员工档案对应一组人事代码，代码根据姓名拼音的声韵母编制。6.3.7声韵母表：拼音排列编号声母韵母b、p、ra、ia、ua1m、f、wo、uo、i、u、ü2d、te、ie、ue3n、lai、ei、uai、uei、iu4g、jao、iao、ou、iou5k、qan、ian、uan、üan6h、xen、in、ue

6、n、un7z(zh)、c(ch)ang、iang、uang8s(sh)eng、ing、ong、ueng、iong96.4会计类文档（H）6.4.1采用组卷方式归档。6.4.2一份会计报表为一卷、一本会计账簿为一卷、一本会计凭证为一卷。6.4.3档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“目录号”+“件号”。6.4.4一级属类为：报表01；账簿02；凭证03；其它04。6.4.5编号案例：H·01·01001案卷号（以001、002流水编制）目录号（以01、02流水编制）属类代字（报表为01）大类代字（会计类为H）6.5特殊载

7、体类（I）：6.5.1采用单件方式归档。6.5.2一份实物为一件，一份声像材料为一件。6.5.3档号结构模式为：“大类代字”+“一级属类”+“二级属类”+“目录号”+“件号”。6.5.4“目录号”视载体具体情况确定是否需要设置。6.5.5一级属类为：声像类01；实物类02。6.5.6二级属类为：照片01；底片02；光盘、磁盘03；录音带、录像带04；奖杯05；奖牌；06；奖状、证书07；锦旗08。6.5.7编号案例：I·01·01·001001件号（以001、002流水编制）目录号（以001、002流水编制）二级属类（照片类为

8、01）一级属类（声像类为01）大类代字（特殊载体类为I）6.6基建类文档（J）：6.6.1采用组卷归档方式。6.6.2按照具体基建项目设置分类编号办法。（注：专业文档是经验性极强的领域，无法思考和涵盖全面，素材和资料部分来自网络，供参考。可复制、编制，期待你的好评与关注）