浅议我国中小企业档案工作存在问题和对策

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1、浅议我国中小企业档案工作存在问题和对策　　摘要：企业档案作为企业重要无形资产，科学规范对其进行管理，是企业必须做好的一项基础性工作。本文主要从做好企业档案工作重要性、存在主要问题及解决对策三个方面阐述自己观点。希望以此做好中小企业档案工作，使其不仅产生而且还能创造经济价值，在一定程度上为本企业甚至社会提供服务。关键词：中小型企业；档案工作；档案馆藏；档案制度；档案素质；档案信息化中小企业作为我国国民经济重要组成部分，对于缓解就业、促进经济增长、保持社会稳定等方面起着重要作用。近年来我国通过各种措施加强对中小企业扶持力度，但相对于经济快速发

2、展，其档案工作则令人担忧。目前我国中小企业档案工作还存在诸多问题，严重制约其发展。本文就我国中小企业档案工作存在主要问题进行初步探讨。1做好中小企业档案工作重要性9结合《企业档案工作规范》和《企业档案管理办法》，企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和载体的文件材料。而企业档案工作则是指企业在履行档案管理职责的行为和活动。它作为企业管理重要组成部分，不仅是企业各项工作基础，还能综合体现一个企业管理水平高低。1.1有助于促进档案利用做好档案工作是企业开展档案利用

3、前提和保障。档案利用作为档案工作联系本企业业务部门“窗口”，集中体现档案工作方向。它代表整个档案工作成果，直接同本企业甚至社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务。档案利用工作做得如何，直接衡量一个档案馆业务工作开展程度及其质量。1.2有助于提升企业文化软实力企业档案记录企业全方位信息，合理有效地管理开发档案信息，尤其是与企业文化相关的，有助于提升企业文化软实力。企业文化作为企业发展精神支柱，代表企业整体精神风貌，是企业对外宣传、吸引社会资金及新老顾客重要因素。做好企业档案工作，合理有效宣传企业文化，不仅能够增加员工企业认同感、归属感及身

4、份感，还能满足员工精神文化需求。对外也可提升企业知名度、荣誉度。1.3有助于提高企业竞争力9企业档案中记录着企业成功与失败方面案例。做好企业档案工作，充分利用前人工作成果，有助于有效开展企业生产经营活动。充分总结前人经验教训，可避免同类事故发生，减少不必要损失。正所谓“以史为鉴，可以明得失”。因此，充分做好企业档案工作，有效利用档案信息，有助于更好经营管理本企业，提高企业国内外竞争力。2中小企业档案工作存在主要问题2.1收集困难企业档案应全方位反映企业活动，然在收集方面却存在不齐全不完整问题。一方面，中小企业受自身规模及人员资金等限制，对

5、对本企业发展具有重要作用的档案信息，只配有少量档案管理人员甚至很多企业只配有兼职档案工作者。由于其人员有限或兼职人员熟知程度不足，容易造成档案收集不齐全不完整。另一方面，由于中小企业大多属于劳动密集型企业，员工流动性较大，这对企业档案尤其是人事档案收集和管理增添困难。2.2馆藏结构不合理9档案馆馆藏是否丰富，数量是否齐全完整，应该说是衡量档案馆工作质量重要标准之一。企业只有保管完整档案信息，才能全面反映企业真实活动，也才能真正发挥其作用。但在实际管理中，则表现为馆藏结构不合理，馆藏资源与实际利用不相符。具体表现：档案重生产、轻管理，记录科

6、技生产活动内容多，反映经营管理情况少；重产品、轻要素，记录企业生产情况多，反映市场物资能源生产要素少；企业内部静止档案信息多，反映外部活动的情况档案信息少[1]。归结起来就是涉及本企业重要经营和经济活动，与企业生存发展息息相关档案已建立，而对经济效益没有直接影响的党群工作类、行政管理类档案却通常被忽视。2.3管理制度不健全合理有效的企业档案管理制度，能够约束档案工作者行为，保障档案工作正常有序进行。据了解，大多数中小企业档案管理制度不完善，影响企业快速发展。[2]一方面，企业若没有科学规范的档案管理制度，归档、查阅、利用和归还等工作没有成

7、文规定，那么出现问题则难以找出原因及负责人。比如，原可可托海矿务局电厂和地方签订的供电合同散失后，因电击死亡一人，遗憾的是企业拿不出有效证据，法院判决稀有公司赔付7万余元，造成企业不应有损失。另一方面，企业若对外来文件资料没有明确归档等规定，也会影响档案工作开展。例如企业从外引进重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都掌握在少数人手中，如果没有进行有效控制，这些人便把档案据为己有，离开单位时则将其作为私有资产带走。由于档案信息缺失，单位一旦需要相关信息，档案管理者则会不择手段谋取私利，美其名曰“有偿服务”。2.4管理人员整体素质较低9档案

8、人员整体素质高低，直接影响档案工作开展。第一，企业档案工作人员受传统观念束缚，未能从国家政策变化中转变过来，仍只把保管好档案为己任，档案意识淡薄，档案观念落后，未树立档案信息服务概念，工作仅停