浅议我国中小企业档案工作存在问题和对策

浅议我国中小企业档案工作存在问题和对策

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1、浅议我国中小企业档案工作存在问题和对策  摘要:企业档案作为企业重要无形资产,科学规范对其进行管理,是企业必须做好的一项基础性工作。本文主要从做好企业档案工作重要性、存在主要问题及解决对策三个方面阐述自己观点。希望以此做好中小企业档案工作,使其不仅产生而且还能创造经济价值,在一定程度上为本企业甚至社会提供服务。关键词:中小型企业;档案工作;档案馆藏;档案制度;档案素质;档案信息化中小企业作为我国国民经济重要组成部分,对于缓解就业、促进经济增长、保持社会稳定等方面起着重要作用。近年来我国通过各种措施加强对中小企业扶持力度,但相对于经济快速发

2、展,其档案工作则令人担忧。目前我国中小企业档案工作还存在诸多问题,严重制约其发展。本文就我国中小企业档案工作存在主要问题进行初步探讨。1做好中小企业档案工作重要性9结合《企业档案工作规范》和《企业档案管理办法》,企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成并作为历史记录保存起来,以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和载体的文件材料。而企业档案工作则是指企业在履行档案管理职责的行为和活动。它作为企业管理重要组成部分,不仅是企业各项工作基础,还能综合体现一个企业管理水平高低。1.1有助于促进档案利用做好档案工作是企业开展档案利用

3、前提和保障。档案利用作为档案工作联系本企业业务部门“窗口”,集中体现档案工作方向。它代表整个档案工作成果,直接同本企业甚至社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务。档案利用工作做得如何,直接衡量一个档案馆业务工作开展程度及其质量。1.2有助于提升企业文化软实力企业档案记录企业全方位信息,合理有效地管理开发档案信息,尤其是与企业文化相关的,有助于提升企业文化软实力。企业文化作为企业发展精神支柱,代表企业整体精神风貌,是企业对外宣传、吸引社会资金及新老顾客重要因素。做好企业档案工作,合理有效宣传企业文化,不仅能够增加员工企业认同感、归属感及身

4、份感,还能满足员工精神文化需求。对外也可提升企业知名度、荣誉度。1.3有助于提高企业竞争力9企业档案中记录着企业成功与失败方面案例。做好企业档案工作,充分利用前人工作成果,有助于有效开展企业生产经营活动。充分总结前人经验教训,可避免同类事故发生,减少不必要损失。正所谓“以史为鉴,可以明得失”。因此,充分做好企业档案工作,有效利用档案信息,有助于更好经营管理本企业,提高企业国内外竞争力。2中小企业档案工作存在主要问题2.1收集困难企业档案应全方位反映企业活动,然在收集方面却存在不齐全不完整问题。一方面,中小企业受自身规模及人员资金等限制,对

5、对本企业发展具有重要作用的档案信息,只配有少量档案管理人员甚至很多企业只配有兼职档案工作者。由于其人员有限或兼职人员熟知程度不足,容易造成档案收集不齐全不完整。另一方面,由于中小企业大多属于劳动密集型企业,员工流动性较大,这对企业档案尤其是人事档案收集和管理增添困难。2.2馆藏结构不合理9档案馆馆藏是否丰富,数量是否齐全完整,应该说是衡量档案馆工作质量重要标准之一。企业只有保管完整档案信息,才能全面反映企业真实活动,也才能真正发挥其作用。但在实际管理中,则表现为馆藏结构不合理,馆藏资源与实际利用不相符。具体表现:档案重生产、轻管理,记录科

6、技生产活动内容多,反映经营管理情况少;重产品、轻要素,记录企业生产情况多,反映市场物资能源生产要素少;企业内部静止档案信息多,反映外部活动的情况档案信息少[1]。归结起来就是涉及本企业重要经营和经济活动,与企业生存发展息息相关档案已建立,而对经济效益没有直接影响的党群工作类、行政管理类档案却通常被忽视。2.3管理制度不健全合理有效的企业档案管理制度,能够约束档案工作者行为,保障档案工作正常有序进行。据了解,大多数中小企业档案管理制度不完善,影响企业快速发展。[2]一方面,企业若没有科学规范的档案管理制度,归档、查阅、利用和归还等工作没有成

7、文规定,那么出现问题则难以找出原因及负责人。比如,原可可托海矿务局电厂和地方签订的供电合同散失后,因电击死亡一人,遗憾的是企业拿不出有效证据,法院判决稀有公司赔付7万余元,造成企业不应有损失。另一方面,企业若对外来文件资料没有明确归档等规定,也会影响档案工作开展。例如企业从外引进重要技术资料、市场信息等科技档案,一般都掌握在少数人手中,如果没有进行有效控制,这些人便把档案据为己有,离开单位时则将其作为私有资产带走。由于档案信息缺失,单位一旦需要相关信息,档案管理者则会不择手段谋取私利,美其名曰“有偿服务”。2.4管理人员整体素质较低9档案

8、人员整体素质高低,直接影响档案工作开展。第一,企业档案工作人员受传统观念束缚,未能从国家政策变化中转变过来,仍只把保管好档案为己任,档案意识淡薄,档案观念落后,未树立档案信息服务概念,工作仅停

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