IBM公司的采购成本是如何降低的资料讲解.ppt

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1、IBM公司的采购成本是如何降低的管理层不得不反思,IBM公司到底是如何采购的呢?那时IBM不同地区的分公司、不同的业务部门的采购大都各自为政,实施采购的主体分散,重复采购现象普遍。以生产资料为例,键盘、鼠标、显示器甚至包装材料,大同小异,但采购流程自成体系,权限、环节各不相同,合同形式也五花八门。2而自办采购的问题很明显: 对外缺少统一的形象; 由于地区的局限,采购人员不一定找到最优的供应商; 而且失去了大批量购买的价格优势。3二、由专家做专业的事 在深入挖掘出采购存在的问题后,IBM公司随即开始了变革行动,目标

2、就是电子采购。从后来IBM公司总结的经验看,组织结构、流程和数据这三个要素是改革成功的根本。电子采购也正是从这三方面着手的。4变化首先发生在组织结构。IBM公司成立了“全球采购部”,其内部结构按照国家和地区划分,并设立了CPO(ChiefProcurementOfficer,全球首席采购官)的职位。组织结构的确立,意味着权力的确认。 “全球采购部”集中了全球范围的生产和非生产性的采购权力,掌管全球采购流程的制定,统一订单出口,并负责统一订单版本。(标准化)5经过“全球采购部”专家仔细的研究,把IBM公司全部采购物

3、资按照不同的性质分类,生产性的分为17个大类,非生产性的分为12个大类。每一类成立一个专家小组,他们精通该类产品的情况,了解每类物资的最新产品、价格波动、相应的供应商资信和服务。 在具体运作中,“全球采购部”统一全球的需求,形成大订单,寻找最优的供应商,谈判、压价并形成统一的合同条款。以后的采购只需按照合同“照章办事”就可以了,这种集中采购的本质就是“由专家做专业的事”。6三、工程师、律师、财务总监审定流程 貌似简单的采购流程,前期准备工作异常复杂。IBM公司采购变革不在于订单的介质从纸张变为电子,人工传输变为

4、网络,而关键在于采购流程的梳理。7制定流程首先遇到的一个问题是采购物资如何分类,才能形成一张完整而清晰的查询目录?于是,通过调查反馈,IBM公司汇总全球各地所有采购物资,零零总总上万种。采购工程师们坐在一起,进行长时间的细致工作。听起来有些可笑:螺丝钉,在类目中的名称到底是什么?分为平头、一字、十字,共多少种?依靠专家们才智、经验和耐心才形成“17类生产性和12类非生产性”详尽的目录。这一步工作的目标是使来自不同地区、具有不同习惯、使用不同语言员工方便、快捷地查找到所需要的“螺丝钉”。8工程师们讨论过后,律师们也要

5、“碰头,”如何统一合同?统一全球流程?从法律角度审查,怎样设计流程更可靠而且合法,怎样制定合同才能最大限度保护IBM公司的利益,又对供应商公平?还要对不同国家的法律和税收制度留有足够的空间,适应本地化的工作。之后,全球的财务总监还要商计,采购的审批权限如何分割,财务流程与采购流程如何衔接? (资金流和商务流的对接)9四、突破顽固势力 目前IBM公司电子采购主要由4大系统构成,即采购订单申请系统、订单中心系统、订单传送系统(与供应商网上沟通)和寻价系统(OFQ),以及一个相对完善的“中央采购系统”。 在IBM公司电

6、子采购变革刚刚开始阶段,60%的员工不满意现存的采购流程,原因是平均长达40页的订单合同。低效率的结果是,IBM公司有1/3的员工忙于“独立采购”,绕过所谓标准的采购流程。10推广中难度在于地区和部门之间的协调。制定的订单新标准与老系统冲突怎么办?问题陷入僵局。于是各地区的财务总监、系统总监、采购总监又坐到一起列单子,各地区正在使用的“土”系统有哪些?与新系统相比,数据的输入、输出是怎样的?一个一个的数据处理掉,形成统一的标准。11五、一个季度成本降低2亿多美元 当“中央采购”系统随风潜入IBM公司内部,并平稳运转

7、后,效果立竿见影。以2000年第3季度为例,IBM公司通过网络采购了价值277亿美元的物资和服务,降低成本2.466亿美元。大概有近2万家IBM供应商通过网络满足IBM公司的电子采购。基于电子采购,IBM公司降低了采购的复杂程度,采购订单的处理时间已经降低到1天,合同的平均长度减少到6页,内部员工的满意度提升了45%,“独立采购”也减少到2%。12与此同时,供应商最大的感受之一是更容易与IBM公司做生意了。统一的流程,标准的单据,意味着更公平的竞争:集中化的采购方式更便于发展战略性的、作为合作伙伴的商业关系,这一点

8、对生产性采购尤为重要。13简化业务流程方案实施后,在5年的时间里,总共节约的资金超过了90亿美元,其中40多亿美元得益于采购流程方案的重新设计。现在IBM公司全球的采购都集中在该中央系统之中,而该部门只有300人。IBM公司采购部人员总体成本降低了,员工出现了分流:负责供应商管理、合同谈判的高级采购逐渐增多,而执行采购人员逐渐电子化、集中化。新的采购需求不断

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