商务来往信函范文.doc

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1、商务写作(BusinessWriting)一、商务信函概述§一、正确的观念§1.商务信函是一种“推销”函§商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。§要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。§2.商务信函的基本特点§商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；容清晰、准确、具体；行文正确、完整。§3.商务信函无定律§好的信函并没有固定不

2、变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。二、应用原则§1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：§A—Attention注意§I—Interest兴趣§D—Desire意愿§A—Action行动§2.10个“C”的行文原则...§明晰Clearness具体Concreteness§简洁Conciseness诚意Conscientiousness§正确Correctness个性Character§礼貌Courtesy完整Completeness§体谅Consider

3、ateness优美Concinnity三、商务信函的构成要素§1.信头（Letterhead）§是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。§容包括：、电报挂号（CableAddress）、传真（Fax）和电传（Telex）、信件编号或索引以及写信日期。§例如：§英国——date/month/year§27February,2008§美国——month/date/year§February27,2008§2.信地址（InsideAddress）§即收信人的和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信

4、正文的左上方。§3.称呼（Salutation）§是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信地址”左下方的一、二行处。§商务书信的称呼通常要注意下面几点：§（1）DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；...§（2）DearMr.(Mrs.)Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。§（3）DearSir是指男性，DearMadam是指女性，DearSirorMadam是指不知道对方性别

5、。§（4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。§4.正文§正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。§5.结尾客套语§位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。§6.签名§是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。§信封和书信的写法-

6、TheStyleofEnvelopeandLetter§1.信封的写法§（1）美国式航空信封的写法§（Stamp）§ABCManufacturingCompany(收信人地址)§150GieraCourtParlin,Livingstone§NewJersey08859,USA...§Mr.BlackSmith(收信人名字和职称)§PresidentoftheCompany§BeijingImportandExportCompany§86Baiyilu,HaidianDistrict100872§Beijing,PRC(发信

7、人地址)§（2）英国式航空信封的写法§（Stamp）§BeijingImportandExportCompany(收信人地址)§86Baiyilu,HaidianDistrict100872§Beijing,PRC§AFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)§SMITH&SON,LTD§15WOODSTREET§LONDONE.C6§ENGLAND§商务写作的十大技巧§1.了解读者§2.使用第二人称，强调读者的利益§3.确定单一的交流目标和目的§4.清晰、简洁、直白§5.使用主题行、缩格、简短的开头段落

8、和附言§6.开篇和结尾有力...§7.在长文件中应用标题、空白、图表§8.使用主动句，少用被动句§9.避免消极写作§10.应用说服的技巧来影响读者§商务写作目标§商务写作通常是为了完成以下任务：§通知§说服§指导§记录§商务信函举例1：§亲爱的思拜格女士：§我公司致力于为您提供高效的服务。