行政部工作流程汇编

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1、行政部工作流程汇编222000．522目录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程4名片制作流程图6生日礼品发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程8办公家具维修调整流程9办公区调整流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购置流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程1722外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程2122传真发送流程图开始急件！

2、机密！CEO！《传真发送工作规定》确认、分类确认后先发送市内长途长途登记按来件顺序发送登记发送签字、确认原件是否保存YN保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束22传真件收取流程图开始《传真收件工作规定》可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。NYYN盖章、登记送各部门判别Y急件分部门放置于文件分类架中机密件CEO立刻！每15分钟一次N登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收费用统计、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加22发送信件工作流程1、部门确认2、每月25号汇总3、负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用统

3、计补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写1、本市件2、外埠件3、国际件1、EMS2、市内速递3、挂号函4、平信5、包裹发送登记本需求发生Y《信件收发管理规定》N发送结束22信函收取工作流程收取信件发生1、EMS2、市内速递3、挂号函4、包裹单5、汇款单分检收发信件管理规定1、收件地址2、收件人核对Y办理退信手续有误N检验无误分类登记投送收件登记本接收人签字收取结束22电话接听工作流程NY无人接听电话记录《前台接听程序规范》被访问人暂离座位位前台接听辨别需求是否正当结束来电发生1、员工语音信箱2、代为转达联

4、系方式礼貌谢绝恢复待命转接完成二次转接迅速转接22来宾接待工作流程来访需求来宾接待程序规范问明需求是否正当，作出反应保卫人员协助阻拦NY电话联系被访问者礼貌请其离去需在休息区会见参观拍照需求N请示领导批准放行Y需要进入办公区来宾登记本请来宾在休息区等候办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡会见完毕目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束访问结束有关部门员工全程跟随22会议室、洽谈室工作流程开始通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定NＹ会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“已预定”“布置会场，服务准备使用

5、时间未延长时间延长在会务情况一览表上标出“使用”通知会务人员提前30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫更改会务登记表会务人员通知下一个单位在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束22名片制作流程图员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确正确有误退回更改NY秘书将人名及相关信息交至行政管理员管理员检查是否有误退回更改YN传真至印刷厂N底样分部门存档电话询问及确定时间电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收N电告有关部门22送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生

6、日卡生日礼品发放流程协助购买或补充更改22卫生、保洁管理流程开始检查记录每日检查有记录不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决发现问题现场纠正当时解决每月工作情况同保洁公司负责人交换意见经常出现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体要求更换保洁公司更换保洁员结束22办公家具维修调整流程开始现场检查并对问题进行判断问题较大需专业修理维修、调整到位回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可联系厂家或维修人员不满意部门验收结果不认可满意费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见接到维修、调整申请小修立即解决结束22办公区调整流程（办公区及公位）

7、开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准暂时无法解决物业支持部提出方案可以解决无意见有意见部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调整修改使用部门确认方案结束22电话维修流程开始《通讯系统维护管理办法》通讯维护员工报修定期检查巡视，每天一次当日给予答复，小修当日解决发现问题及时修理未批准提交报告申请费用一天不能解决的问题须做出书面报告维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导批准作分摊表部门签字确认实施转资产管理部办理设备报废结果通知部门询查维修后效果结束22验收部门需求24小时内予以答复大修当日提出解决方案急修24

8、小时解决小修当日解决查找问题、确定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程参照〈电力设施设备维修办法〉不合