对人力资源档案信息管理探究

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1、对人力资源档案信息管理探究　　【摘要】人力资源档案信息是企业人事任用、考察及升职的重要参考依据，对应信息管理工作在现代企业发展中的作用也日益凸显，本文在介绍分析相关概念的基础上，针对人力资源档案信息化管理存在的问题展开分析探讨，并针对性的提出一些发展建议，旨在抛砖引玉，能为相关研究和实践工作提供些许借鉴和参考。【关键词】信息管理档案人力资源在企业信息化不断发展的今天，作为企业经营管理重要组成部分的人事档案管理工作，也必须紧随企业经营机制的变化，为企业发展提供更加准确、高效、全面的人力资源信息，满足企业生存发展需要。

2、结合企业目前的生产经营实践看，人力资源档案管理正由传统的纸质档案向无纸化方向发展，在给企业查询、统计、修改、存储带来方便的同时，人力资源档案管理信息化升级过程中的问题也不断凸显，有必要展开对相关困境和对策的探讨。一、人力资源档案信息管理的内涵功能5人事管理部门加强对员工人事档案的信息管理，通过了解掌握相关人员的历史工作表现、目前的工作态势以及未来的发展潜力，实现各类人才的合理配置，尽量让每个人都能扬长避短，实现个人效用的最大化。鉴于掌握并合理利用人力资源档案信息对企业和个人的积极作用，也有必要加强对人力资源档案管理

3、的信息化建设，不断提升对人力资源档案信息的管理和利用。结合目前人力资源信息化管理实践看，使用管理信息软件后，人事档案的管理效率也得到大幅度提升，主要表现在：提升对人力资源档案信息的查询效率，对人事档案信息的查询速度得到了显著提升；提升了人力资源档案信息查询的准确率，大大降低人为因素导致信息的偏差或疏漏；降低了人事档案管理的工作难度，信息化使得相关工作落实起来更加便捷易行，大大降低了工作量，提升了工作效率。二、人力资源档案信息管理的问题分析档案管理总体水平低。企业人力资源档案信息管理的水平较低，是由多方面的因素造成的

4、，主要表现为：加强人力资源档案信息化管理的意识不强，管理效率不高，重视程度不足，忽视对员工最近动态信息的整理和收集，导致现存人事档案资料的内容单一；个别档案资料存在弄虚作假现象，档案信息的原始性与真实性有待进一步确认，导致现存人事档案资料的意义和利用价值较低，不同程度的弄虚作假也在一定程度上影响了档案资料的真实、权威和严肃性；人事档案资料的利用水平较低，对员工绩效的考核和激励作用不足，这方面的效能作用有待进一步提升。5档案管理体制不合理。在企业经营管理实践中，人事档案管理制度一直以来都存在很大的随意性，很多企业大量

5、的人力资源档案资料一直以来都处于疏于管理或者管理混乱的境况，造成人力资源档案资料的查找困难、利用困难，造成严重的资源浪费。因此，对于企业人力资源档案管理信息化升级迫在眉睫，应将企业人力资源档案信息化标准的制定作为企业人力资源管理的一项重要内容，将档案管理信息化工作狠抓落实，形成标准，以便更好档案管理信息化的升级。专业化人才培训不到位。介于档案管理人员大都比较适应传统的纸质文档管理，由于认知缺失或者实践操作不熟练，会不愿意或者排斥使用电子文档和进行档案资料的信息化管理，使得人力资源档案资料的信息化升级不能得到顺利进行

6、。推进档案资料管理的信息化，加强人才队伍建设是前提和基础，档案资料信息化管理建设，不是档案部门的单一工作，也不是几个计算机专业人才就可以实现的，需要全体工作人员的积极配合，企业人力资源档案管理人员的计算机水平较低，后续培训不足，也进一步制约了人力资源档案管理信息化进程。三、完善人力资源档案信息管理的建议5提升档案管理的信息化进程。为了全面提升企业档案管理的信息化进程，首先必须强化全体员工的档案意识，全面认识企业推进档案信息化管理的积极意义，从内心深处积极支持配合人力资源档案信息化管理。在人力资源档案管理由纸质向信息

7、化管理升级的过程中，一定要切实保持好档案信息的真实性和原始性，从细节之处加强对档案信息的核实，并做好交叉检验工作，减少信息输入输出过程中的潜在错误，确保数据的可靠性与信任性。与此同时，还应建立有效的激励机制，提升大家的责任心和工作热情，积极推进档案管理信息化进程。创新档案信息管理体系制度。实施档案信息化管理亦需要不断完善档案资源制度，明确各员工的权利和义务，通过有效的约束机制来整合档案信息化管理各环节的工作，改善档案管理混乱和疏于管理的现状。要建立一个完善的档案管理信息体系，也需要紧随信息化、电子化和科学化步伐，沿

8、着电子文件里的方向不断向前发展，不断完善电子文件管理工作，同时还应从法律的角度加以规范，确保档案管理工作有法可依。加强专业化人才的培养。在档案管理信息化工作推进中，专业人才的作用非常关键，亦需要不断加强对员工的培训工作，不断提升广大员工的计算机水平，培养既懂计算机也懂业务的高素质复合型人才，在档案信息化升级过程中也应加强对计算机基本技能以及档案业务的熟悉，积