大型勘察设计院档案室转型刍议

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1、大型勘察设计院档案室转型刍议　　[摘要]改革开放带来的新技术、新服务浪潮，同样冲击着大型勘察设计院档案室，促其步步走向传统业务悬崖。这是加快实现业务创新、发展转型的新机遇，档案室可以在原有工作基础上两头延伸，参与项目建设全过程档案材料管理，独立承揽工程项目竣工档案编制与报送任务，逐步外包转移传统档案业务，逐渐发展成本企业为业主提供全过程、集成化服务菜单中的一支不可或缺的团队。Abstract:Thelargesurveyanddesigninstitutearchivedepartmentsarebeeingfacedwiththetraditionalbu

2、sinesscliffs，thereforetheyarealsoforcedtoextendtheirservicesfromthetraditionalworkbasisintotwoextensions.Thisisthegreatopportunityforarchivedepartmentstoachievebusinessinnovation,newdevelopmentandtransformation.Intheshortterm,thearchivedepartmentscanextendtheirnewservicesintothecom

3、pletionoftheprojectfilepreparationandsubmittingforapproval,theninalongterm,buildupateamwhocanofferawholeprocessandallinservicestothecostcentersoftheInstitutes.19[关键词]勘察设计；档案室；专业化外包；发展转型；竣工档案Keywords:SurveyandDesign；Archives；Outsourcing;Developmentandtransformation；Builtfiles；中图分类号：

4、G271文献标识码：A文章编号：前言我国的大型勘察设计院档案室（以下简称档案室）多数在上世纪50年代与设计院同时成立，形成了自己固有的工作模式，基本满足设计院工作要求。改革开放以来，设计院迅猛发展，档案室虽能紧步跟随，却因人力资源、库房管理的投入以及档案凭据性体征等原因影响，两者发展差距越拉越大。如今，在新技术与社会化新服务普及的浪潮冲击下，设计院档案室的业务量又将受到前所未有的挑战。本文试就档案室围绕设计院核心业务进行发展转型，做抛砖引玉。第一部分大型勘察设计院档案室的问题191.档案涨库。长期以来档案库房的投入与产出之比，难以评估优劣。特别是，改革开放以

5、来，逐年呈爆炸式递增的图纸资料使库房不堪重负、滞涨严重。据不完全统计，大型勘察设计院（以下简称设计院）每年新归档纸质档案，至少需新增面积50余平米库房去存放（每平米平放存底图约3000张；卷放保存约5000张，或存纸质档案7、8个文件标箱）。新归档电子文件量也在1000GB上下，隔两三年就得新增或扩容服务器。而房价狂涨又令存档性价比受到严重质疑，库房迟迟得不到及时扩张，业内至今也没有一种取得共识的解决方法。续走老路显然是问题无解，只能寻求发展转型。2.档案管理投入不理想。档案室是设计院非核心业务，属“后勤”管理工种，在设计院功能体位上原本就处于边缘（即生产或

6、各项工作的最后环节），长期以来，不可能获得较为理想的投入，不可能获得超过核心主业的快速发展，更不可能完全改变旧貌。迄今传统手工管理操作方式仍占据主导地位。导致其作为与设计院总体要求相比差距较大；其专业水准与档案馆相比差距较大；其组织效率[注释1]与档案专业化外包公司相比差距较大。在“作为决定地位”的舆论声中，步步被边缘化是顺理成章、顺乎其然的。由此感想：体位决定地位；作为巩固地位；要想提升地位，唯有改变功能性体位——脱胎换骨，转型。3.人力资源成本高。设计院长期对人才建设的高要求，也形成了人力高地和成本费用高地，无论核心业务员工还是辅助员工的雇佣成本都达到较

7、高水平，当企业不能持续高速、高赢利水平运营时，前述人才“高”优势反成为劣势；又当企业深化改革发展时档案室往往首当其冲，成为屡被击中的“弹坑”，形成被边缘化趋势。如何促进这些优质、高价的员工为企业创造更高价值成为所有大型勘察设计院长期困扰的问题，需要智慧、勇气、新思路、新措施来解决。194.当前的CAD电子图纸仍不具备档案凭据性体征，不可能跟随设计、商务协同同步归档发展，需要等待电子签字技术的突破。5.孕变。四项问题共振，导致设计院档案发展与院的整体发展差距越拉越大……但是，随着低碳、环保、电子信息化等引发的新技术革命和社会专业化外包业务[注释2]为代表的新服

8、务方式对各行各业的渗透，孕育着高效率社会专业化生产管