综合档案室建设标准.doc

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1、集团公司综合档案室的规范化建设一、组织管理（一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门（1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程（1）档案工作列入集团公司发展计划ａ、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标ｂ、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）（2）制定档案工作发

2、展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。（二）人员1、有明确的分管领导（总经理或副总等）2、档案室有负责人3、专职档案员（1）档案人员有相关的文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络（三）制度建设1、制定档案工作岗位责任制和考核制度2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度（1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中；（2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保

3、密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。1、建立健全“三纳入”制度“三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。2、建立“四参加”制度档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。3、做好档案和法律法

4、规的宣传工作二、设施设备建设（一）库房符合档案安全保管要求（1）库房面积要有余地（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。（二）档案装具充裕、符合国家标准（三）配备必要的保护设备配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。（四）配备现代化管理设备根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备：1、配备计算机；2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。三、业务建设（一）收集工作1、按规定做好归档工作（1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入

5、有关人员的岗位责任制。（2）各类档案要按立卷归档制度执行（3）要建立文件材料追究制度。2、根据集团公司需要，拓展归档范围。随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。（1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。4、有完备的交接手续（1）要形成移交清册；（2）履行签字手续。5、归档文件齐全、准确归档文件材料应为原件，无错、漏

6、、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。（二）整理工作1、根据集团公司实际情况制定分类方案（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）（2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定）2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。（2）文件有序排列，并按要求编号；（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。3、编目规范，排架合理（1）案卷封面填写规范、清晰；（2）案卷标题能提示卷内文件内容；（3）案卷排列有序、实用。（三）保管工作档案保管

7、安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。（四）鉴定工作成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。（五）统计工作统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。四、档案信息资源开发利用工作（一）信息化管理1、开展集团公司档案信息化管

8、理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等2、建立档案条目数据库、重要档案建立全文数据库（1）建立文件级条目，并能检索利用（2）重要档案全文检索3、集团公司档案信息进行网络共享（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息（二）检