用友致远办公自动化协同解决方案

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1、自动化协同办公系统方案一、公司现状1)公司概况：长征机床集团公司分、子公司及异地办事机构较多。分、子公司同机关之间分布较远、内部信息传递较慢、费事。公司内部信息收集、传递方式较原始。办公效率受办公条件及手段的制约较低。公司的决策、项目的控制、审批的流程在传统办公环境条件下，计划性及跟踪、控制能力均较弱。公司各部门虽然电脑网络均配备，但各公司各部门个自为政、信息孤岛等现象依然存在。2)硬件状况：Ø在岗人员均已配置电脑，组建了局域网、广域网，人员信息化素质较好。Ø公司本部与异地机构均可通过VPN方式访问企业网络。具备使用协同办公系统的网络基础；3)关注点：Ø关注异地远程办公管

2、理Ø关注工作效率的提高Ø关注行政效能的提升Ø关注公司运营成本的降低Ø关注管理制度的落实Ø关注企业文化建设等致远OA：www.ufidaoa.com用友CRM：www.uf-crm.com用友ERP：www.yongyouerp.com二、自动化协同办公系统的应用价值：1.组织管理：Ø管理可控：1)落实管理制度，规范管理表格、规范处理流程、规范处理方式，实现月度、季度、年度统计；2)工作任务下发后，领导可及时知晓任务执行状态、结果、过程变动等，可以有效提升任务执行效果。3)事务处理全过程记录，避免事后抵赖行为。Ø提高组织工作效率：1)个人时间管理更有效，个人工作完成能力提升

3、；2)组织的事务处理效率加快，效果提高；Ø提高组织学习能力：通过知识管理加强组织的知识和经验沉淀，通过授权实现知识共享，加快员工能力提升。Ø降低经营管理成本：组织整体工作效能提高，可实现异地办公管理，组织管理成本降低，传真、电话、纸张费用降低。5Ø远程办公：分子公司和分支机构办事处Ø增值已有IT硬件投入1)公司以前购买电脑，组建局域网络。但是，主要做个人文件处理和上网，业务文件和资料被散落在个人电脑中，只是个人级应用。在人员离职的时候，容易造成重要资料和文件丢失。2)在网络和个人电脑建设的基础上，运行协同管理系统，将个人级应用上升到组织级应用的层次。可以帮助企业沉淀和积累

4、各类知识和经验（如客户资料、业务经验总结、项目过程资料等）。1.行政管理部门Ø管理制度落地执行：请假管理、办公用品申购管理、办公用品领用管理、派车管理、出差管理、人事管理等；Ø信息发布更有效：可发布管理制度、通知、新闻、喜讯等信息。信息发布后发布信息的人员可以知晓信息被查看情况；Ø人员培训管理：通过知识管理实现；Ø文件传递。2.技术部Ø技术项目管理：新建设项目的规划设计、方案设计、初步设计、实施图设计等阶段，设置项目管理来管理项目文档和过程资料；Ø文件传递。3.材料采购部Ø管理制度规范：材料采购审批管理、领料管理等；Ø文件传递。4.财务部Ø管理制度落地执行：费用报销审批管

5、理、借款审批管理、费用支出审批管理等；Ø报表报送：可以将领导关心的财务收支日报、月报、季报、年报等通过系统直接传递给领导，这些文件只有财务和特定的领导才能查看。Ø文件传递。5.销售部Ø报表上报：销售日报、周报、月报的及时上报；Ø折扣申报管理：规范折扣管理，减少关系户低折扣现象；Ø项目管理：单个楼盘销售可作为项目管理起来，向物管公司交接可作为项目管理起来。项目的信息整合，便于管理；Ø文件传递。一、功能实现1.项目管理：通过项目管理，把规划项目、在建项目、销售项目等设计成项目，领导不用参与项目全过程，但在需要的时候，可查看相关项目的过程文件、计划、会议纪要等信息，从全局上了解

6、、监控项目。2.加强管控：通过表单流程应用设计，规范管理流程、表单格式、处理方式、统计查询等，可以有效督办、监控过程，提高管理效果。51.提高组织工作效率：通过协同办公系统“待办事项”，“跟踪事项”、“日程事件”管理每一天的工作事务，事务轻重缓急一目了然，个人办公效率和效果得以提高。同时，通过系统的信息传递及时、快捷，能有效提高团队协作效率，从而提高企业整体效率和敏捷性。2.远程办公：下属公司、项目部等可以远程访问系统，及时报送销售报表等，公司领导可及时方便的了解关心的项目情况，并可及时对项目情况作出反应。3.知识管理：系统将原来存储在每一个个体的知识文件集中到协同管理系

7、统中，统一分类管理，同时对使用过程中对事务处理过程完整记录，沉淀形成管理知识，再通过分级授权实现需要的共享。4.工作计划管理：领导可通过计划管理模块查看下属计划，并可对下属计划进行批示，随时掌控公司全局。5.工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。6.工作汇报和审批：通过协同管理模块、表单管理模块等实现工作的汇报。汇报可以以文本格式、word格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便，通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要审批的事项都集中在领