工程档案案卷编制要求及填写装订方法.doc

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1、工程档案案卷编制要求及填写装订方法1、归档的工程文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致,在备注表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。施工单位在提交建设项目材料检测报告资料时，如无法提交原件，施工单位需在材料检测报告复印件上加盖施工单位公章并注明与原件一致。2、文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨

2、水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（非A4幅面的资料，需粘贴成A4幅面）幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，图纸内容必须清晰，应加盖竣工图章并签字完整。交我公司存档竣工图应由我公司该项目负责人员签字并加盖相关部门章，如图纸数量较多，可只在第一页签字盖章。7、封面填写方法：（电子文件填好后打印）填写案卷题名（详细列出项目全称（与合同签订名称一致，有子项名称的

3、写子项名称））、卷内各文件名称，有多卷的列出“（第*卷，共*卷）”）、立卷单位全称、起止日期（填该卷内文件的最早时间和最晚时间，年月日8位数，如“20050303”至“20051230”），并加盖立卷单位公章。档号、档案馆号、保管期限、密级不填。打印两份，一份用A4牛皮纸打印贴在档案盒封面，另一份用A4白纸打印装订作为卷内文件封面，两份均需盖公章。8、背脊填写方法：（电子文件填好后打印）填写案卷题名（同封面，若内容较多，可缩小字体），档号不填。用牛皮纸打印贴在档案盒背脊两黑线之间。9、卷内文件目录填写方法：（电子文件填好后打印）1）序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷

4、内文件材料。文件顺序应尽可能按工程顺序编制（顺序如合同、单位资质、开工报告、施工方案、施工过程记录、竣工报告、审计报告），竣工图尽可能放到卷内文件最后。2）文件编号应填写该文件材料的文号或图样的图号、设备代号、工程项目代号等，没有则不填。3）责任者应填写该文件材料的形成单位全称，如为某部门形成，则写公司全称加上部门全称。若为合同，则需填写合同双方全称。4）文件材料题名应填写该文件材料的全称。5）日期应填写工程项目文件材料的形成日期（年月日8位数日期，如“20050508”）。6）页号应填写该文件材料起始页页码（如“001”），最后一份文件填写起、止页页码（如“079

5、-081”）。7）卷内目录装订在封面之后、卷内工程项目文件材料首页之前。10、卷内备考表填写方法：1）采用我公司格式打印，手工填写。2）立卷人、审核人应由立卷单位相关人员签字，并加盖立卷单位公章。3）卷内备考表排列在卷内文件材料最后。11、页码：卷内文件均要对有书写内容的页面进行打码，打码均采用3位数，每卷页号均应从“001”开始，连续编号（封面、卷内文件目录、卷内备考表不计入页数内、不打码），单面书写的打在右下角，双面书写的双面均打码，正面打在右下角，背面打在左下角。12、档案盒：统一采用四川省档案局或成都市档案局监制的档案盒（盒子侧边有“保管期限”四个字），厚度

6、一般采用40mm。13、装订方法：1）归档文件一般应去掉文件上原有的易生锈金属物，用线（绳）重新装订。2）工程项目档案采用装订的方式：1、用棉线三孔一线（8字装订法）。2、图纸折叠,要按A4图纸大小折叠成手风琴式；折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸不受磨损并便于查看利用。3、竣工图纸也要打页码（折好后再打码，页码不容易被遮挡）。4、卷内的图纸折叠时，左侧要留出装订边30mm。5、装订要加夹板。