WPS表格操作指引书.doc

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1、WPS表格操作指引书Error!Referencesourcenotfound.X目录1.办公数据录入规范和技巧11.1.快捷键11.2.数据填充11.3.自定义序列21.4.数据格式设置21.5.中文大写32.智能显示非法、错误数据52.1.重复值限制录入52.2.高亮显示重复项52.3.删除重复项63.精美报表格式和阅读工具73.1.报表格式工具73.2.阅读模式73.3.大数据阅读83.4.编辑栏折叠84.公式和函数104.1.公式104.2.函数124.3.常用统计函数124.4.逻辑函数134.5.日期函数134.6.文本函数144.7.查找函数144.8.常用公

2、式155.数据排序165.1.多关键字排序165.2.改变WPS排序规则进行自定义排序176.提高数据约束力196.1.日期、数值、文本限定196.2.制作特定数据选定下拉框217.数据透视表看透你的数据227.1.生成数据透视表227.2.数据透视表字段设置248.轻松制作数据图表258.1.商业图表的类型和使用场景258.2.常用商务图表的规范259.数据的保护279.1.表格文件保护279.2.工作表的保护279.3.单元格的保护281.办公数据录入规范和技巧1.1.快捷键功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】

3、切换到下一个工作簿。【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。【Tab】在选定区域中从左向右移动。【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。【Ctrl+D】向下填充。【Ctrl+R】向右填充。【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。【Ctrl+；】输入日期。【Ctrl+Shift+；】输入时间。【Alt+=】用SUM函数插入自动求和公式。【Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。【Ctrl+Z】撤消上一次操作。【Alt+Enter】在单元格内换行。1.2.数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有

4、效提高输入效率。操作步骤：选中数据单元格è将鼠标移动到数据单元格右下角è鼠标指针变成十字星è第28页共31页按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标按着【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。1.1.自定义序列功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。操作步骤：WPS表格è选项è自定义序列è新序列è录入常用序列è添加è确定1.2.数据格式设置功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。第28页共31页操作步骤：选中数据单元格è右击鼠标è选中设置单元格格式1.1.中文大写功能描述：第

5、28页共31页在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。操作步骤：选中金额数据单元格è右击鼠标è选中设置单元格格式è特殊è人民币大写第28页共31页1.智能显示非法、错误数据1.1.重复值限制录入功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过WPS的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。操作步骤：选择单元格区域è“数据”选项卡è重复项è拒绝录入重复项è确定1.2.高亮显示重复项功能描述：查看报表时通过WPS表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。操作步骤：

6、选择单元格区域è“数据”选项卡è重复项è高亮显示重复项è确定第28页共31页1.1.删除重复项功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。操作步骤：选择单元格区域è“数据”选项卡è重复项è删除重复项è确定第28页共31页1.精美报表格式和阅读工具1.1.报表格式工具功能描述：一键套用精美格式，方便阅读操作步骤：选择数据表è“表格样式”选项卡è选择样式1.2.阅读模式功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了我们对数据把评标的查阅。操作步骤：“视图”选项卡或者在状态栏中è阅读模式第28页共31页1.1.大数据阅读功能描

7、述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合财务人员，例如：1,123,456,789，在WPS表格状态栏中显示为：11亿2345万6789。操作步骤：状态栏è右击è勾选带中文单位分隔1.2.编辑栏折叠功能描述：第28页共31页当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择第28页共31页1.公式和函数1.1.公式功能描述：公式是