文书处理与时效管制作业研讨-成渊高中ppt课件.ppt

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1、臺北市立成淵高級中學行政人員文書處理及公文時效管制作業研習報告人：總務處文書組日期：中華民國96年8月15日資料提供：臺北市政府教育局秘書室楊明富股長7/30/20211文書處理及公文時效管制作業研習壹、公文製作要領貳、公文時效管制作業7/30/20212文書處理及公文時效管制作業研習第一篇：公文製作要領7/30/20213壹、公文製作要領函稿的製作格式來文簽擬參考範例簽、便箋、簽稿會核單7/30/20214一、公文函稿的製作格式7/30/20215稿之說明事項1.文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創稿2.送達

2、方式：電子交換、電子公佈欄、人工交換、郵寄3.檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號(例：096/030101.01/1/3/1)(底線部份應由承辦人填寫)4.附件：應註明內容名稱、數量等有關字樣（例：如說明二、如主旨等不宜）5.密等及解密條件或解密期限：密（選擇解密條件，如95年12月31日解密）6.校對、監印、發文：發文人員核章並註記８碼。7/30/20216稿之說明事項7.會辦單位：內會單位在左，外會單位在右，如會辦單位過多時宜使用「簽稿會核單」(裝訂於公文首頁)。8.核章位置原則：由上而下，由左至右，由

3、小至大。9.公文處理過程相關人員應核章及加註8碼。10.正、副本：副本若需含附件應加註（含附件）。11.函（簽）稿2頁以上應加蓋騎縫章，右下角加註頁碼。(發文或送歸檔時，由上而下，每頁均需編頁碼。)12.簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章。7/30/20217稿之處理及注意事項1.按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」等。2.定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。3.「請核示」、「請查照」等，列入「主旨」，不必在「辦法」段內重複。7/30/20218二、來文簽擬參考範例7/30/20219來文之處

4、理及注意事項1.來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，另用便箋擬辦。2.會辦蓋章版面不足時，得調整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。3.來文性質時若屬於週知性質，得於決行後影印分送相關單位參考，減少非必要之簽會，以避免公文處理時效之逾期。4.最速件公文可參酌來文性質修改速別，承辦處室主任應於修改處核章。7/30/202110來文之處理及注意事項5.公文若屬存查案件應於擬辦文末填註「文存查」或「文擬陳閱後存查」等字眼。6.下列文件不予編總收文號，另登錄通知送文簿：(一)各種定期及例行表報。(二)通報及知

5、會之文件。(三)機關首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。7/30/202111三、簽、便箋、簽稿會核單範例（一）簽範例1517/30/202112簽之撰擬要領簽之一般原則（1）機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。（2）對機關首長之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。7/30/202113簽之撰擬要領擬辦方式1、先簽後稿：＊訂定、修正、廢止法規案件。＊有關政策性或重大興革案件。＊牽涉較廣，會商未獲結論案件。＊擬提決策會議討論案件。＊重要人事案

6、件。＊其他性質重要必須先行簽請核定案件。7/30/202114簽之撰擬要領2.簽稿併陳＊文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。＊依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。＊須限時辦發不及先行請示之案件。3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。7/30/202115簽之款式一、簽應按主旨、說明、擬辦三段式辦理。1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。2.「說明」：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。3.「擬辦」：為「簽」

7、之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。二、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬，或使用便簽，以條列式簽擬。7/30/202116便箋範例（簡單案情簽辦）（二）便簽範例7/30/202117簽稿會核單格式範例(三)簽稿會核單範例備註1:置於首頁。2:超過二頁、與簽之間，簽與本文之間，均請加蓋騎縫章(職名章)。7/30/202118四、公文用字用語鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局貴局、貴處、貴公司臺端、先生、女士依、依據諒蒙　鈞察、諒達、計達請　鑒核、請　鑒查、請　核備檢陳、檢送、

8、檢附7/30/202119五、數字使用原則阿拉伯數字：0、1、2、3、……9；中文數字：○、一、二、三、……九；國字數字：壹、貳、叁、……玖、拾；羅馬數字：I、II、III、……、X、L、。7/30/202120阿拉伯數字書寫原則代號(碼)：例如機關代碼379052800U國民身分證統一編號：M123456789編號：例如附件1、表2、圖3-1