第三章基础设置ppt课件.ppt

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1、第3章基础设置目录3.1基础档案整理3.2基础档案录入3.1基础档案整理基础档案—计算机运行的基础数据。作为信息化管理系统，基础内容涉及财务部门及业务部门。数据的收集整理工作是很大。基础档案的整理：机构设置：部门档案、职员档案往来单位：客户分类、客户档案；供应商分类、供应商档案；地区分类。存货：存货分类、存货档案。财务:会计科目、凭证类别、外币种类、项目目录。收付结算：结算方式、付款条件、开户银行。业务：仓库档案、收发类别、采购类型、销售类型、产品结构3.1基础档案整理档案分类档案目录档案用途前提条件机构设置部门档案设置与企业财务核算和管理有关的部门先设置部门编码方案

2、职员档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案，才能在其下增加职员往来单位客户分类便于进行业务数据的统计、分析先对客户分类，然后确定编码方案客户档案便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案供应商分类便于进行业务数据的统计、分析先对供应商分类，然后确定编码方案供应商档案便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析先建立供应商分类档案地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析存货存货分类便于进行业务数据的统计、分析先对存货分类，然后确定编码方案存货档案便于存货核算、统计、分析和实物管理先确

3、定对存货分类、确定编码方案财务会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案及外币凭证类别设置企业核算的凭证类型外币设置企业用到的外币种类及汇率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录收付结算结算方式设置资金收付业务中用到的结算方式付款条件设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息3.1基础档案整理档案分类档案目录档案用途前提条件业务仓库档案设置企业存放存货的仓库信息收发类别设置企业的入库、出库类型采购类型设置企业在采购存货时的各项业务类型先设置好收发类别

4、为收的收发类别销售类型设置企业在销售存货时的各项业务类型先设置好收发类别为发的收发类别产品结构用于设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算先设置存货、仓库档案3.1基础档案整理3.2.1机构设置3.2.2往来单位3.2.3财务3.2.4收付结算3.2基础档案录入1．部门档案这里的部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现有部门一一对应。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。2．职员档案职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。3.2.1机构设置操作演示操作演

5、示1．客户分类当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类，还可以按客户所属行业分类。2．客户档案客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动，就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系统，以便有效地管理客户、服务客户。3.2.2往来单位操作演示操作演示3．供应商分类当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计

6、。对供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。4．供应商档案供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。5．地区分类如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。3.2.2往来单位操作演示操作演示1．会计科目2．凭证类别3．外币种类4．项目目录3.2.3财务3.2.3财务1．会计科目（1）设置会计科目的原则会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。凡是报表所用数据需从系统提取的，必须设立相应科目。会计科目要保持相

7、对稳定。设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。1．会计科目唯一外币美元核算查看日记账银行对账操作演示1．会计科目（2）增加会计科目科目编码科目编码就是按科目编码方案对每一科目进行编码定义。对科目进行编码便于反映上下级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别和处理；将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。设置会计科目编码时应注意：一级会计科目编码要符合会计制