办公邮件使用礼仪规范.docx

《办公邮件使用礼仪规范.docx》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、.办公邮件使用礼仪规范电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。1.决定邮件的目的和内容发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。1.1邮件适用范围：（1）正式工作报告；（2）部门之间事务往来；（3）通知；（4）知识推荐和信息传递；（5）没有见面交流条件的其他交流内容；（6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。1.2不适用内容：（1）要求立即回应的紧急事务；（2）有不同观点的人需要参与讨论的内容；（3）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动

2、画、音频、视频等。2.邮件写作2.1收件对象（1）收件人/TO：要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；（2）抄送人/CC：只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建...议时可回复；（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件对象。2.1.1收件对象排列顺序收信人的排列需遵循一定的顺序规则：（1）按部门排列；（2）按职等职级从高到低排列。2.1.2注意事项只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。2.2标题/主题（1）引起收件人的注意；（2）告知邮件的主要内容；（3）让收件对象知其所以然。2.2.1注意事项（1）空白

3、标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加一封邮件表示歉意；（2）标题宜短不宜长；（3）对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司XXX的邮件”；（4）标题要能真实反映邮件的内容和重要性；（5）一封邮件尽可能只针对一个主题；（6）可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意；（7）不可出现错别字和语句不通顺的地方。2.3称呼和问候...件开要称呼收件人，开尾最好有候。2.3.1称呼（1）称呼是格第一行写；（2）同、下用切的称呼，昵称等均可；（3）多人、群体用称，如各位、大家、DearAll等均可；（4）

4、上用尊称（、性），如X、Y理、Z女士等均可。2.3.2候（1）开候，行空两格写；（2）非常正式的件，可用候“您好！”、“大家好！”等。2.4正文（1）一般使用默字体；（2）若收件象不您，先表明身份。可以是代表的企名或您的姓名，具体身份根据件的目的而采用；（3）正文明扼要，多用和短句；（4）清晰列出点或事：1，2，3⋯⋯；（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者色，但尽量保面，不影响；（6）如有附件，在正文中提示。如附件是特殊格式，明打开方式。2.5结尾（1）明确表明件人的身份；（2）有些正式件（如信件、感函、邀函）需落款：包括企名（以个人名送

5、可省略）、件人位姓名（代表企身份可省略）、；（3）如无需落款，我司一采用个人名档。2.6签名档...（1）使用市部提供的一版本；（2）内件需添加名档；（3）外件已有落款，无需添加名档，否一律使用一的名档。2.7附件（1）附件命名能概括附件内容；（2）附件数目不宜超4个，超4个打包；（3）如附件大，可或成PDF格式，或送稍小的表或片。3.邮件的发送3.1发送前的检查（1）主是否写，有无字，能否概括件内容；（2）收件人箱是否正确，收件人有无漏，收件人的序是否正确；（3）正文，是否有字或句不通；（4）是否附上正确的附件。3.2发送时间急的件勿在下

6、班前或者休息送。若必送，可致提醒收件人收。4.邮件的回复（1）回复件,可根据回复内容适当修改，勿“RE：RE：RE⋯⋯”一大串；（2）回复件，除附件，避免占用太多源；（3）避免将同一个主的内容多次反复全部收件人、抄送人，用面直接交流代替；（4）件人提出的不清楚、或有不同意，建与件人独沟通，不要当着所有人的面，不停交互件与件人。.....