客户投诉处理控制程序.docx

《客户投诉处理控制程序.docx》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、.客户投诉处理控制程序1．目的准确、快速处理客户投诉，在客户群中树立良好的企业形象。2．适用范围本程序适用于客户服务部组织处理客户的质量投诉。3．职责3．1市场部协助客户服务部处理客户投诉事件，并协调客户服务部同客户的关系。3．2客户服务部3.2.1客户服务部专员A、通过电话，电子邮件或其它途径收集与整理所负责区域的客户投诉。B、按投诉内容分投诉记录表，并在1天内组织相关部门完成客户投诉的责任界定及跟进处理。C、回复客户的处理意见。D、每周对客户投诉进行分类整理以及反馈，并对每个客户建立档案。3.2.2客户服务部经理A、指导客户服务部专员处理客户投诉事件。B、监督客户服务专员对客户投

2、诉的处理和档案的建意。C、组织客户服务部专员按周统计客户投诉的产品分布状况及原因，并对每周处理的完成情况进行跟踪和统计《包括处理费用》D、每月组织其它相关部门对当月出现的客户投诉事件进行分析，并提出改正意见，以及监督改进结果。3．3物流部协助客户服务部进行退货品的提货、保管、补发货等工作，并且自身做好相关记录。3．4生产厂A.相关生产厂按客户服务部补发的订货单生产或返修的产品，并对有关客户投诉处理意见里《纠正与预防措施控制程序》采取整改行动。B、协助客户服务部对客户投诉事件进行鉴定和处理，并提出处理意见。3．5采购部;..A．协助客户服务部在处理客户投诉过程中所需材料进行及时采购。Ｂ

3、．因材料问题造成补件和退货的由采购部追究供应商3．6管理中心和理财中心根据生产中心和客户服务部的鉴定，客户服务部有权对有关责任部门和责任人进行处罚．4．程序4.1程序操作人操作依据过程要求售前准备市场部产品说明书4.1.1市场部必须在销售过程中将客户服设计开发部务部流程详细告知客户。4.1.2设计开发部需将《产品说明书》编成产品装箱资料。4.2信息收集整理客户服务部专员客户投诉记录4..2.1客户服务专员接到客户投诉后需将客户项报怨情况详细记录在《客户投诉记录表》上。4.3受理客户服务部及客户投诉记录4.3.1根据<客户投诉表>向客户了解发相关责任部门现质量问题的详细过程,并请客户协

4、助登记产品流水号及提供相关证据.4.3.2对于已受理的客户投诉，将《客户投诉记录》派送到相关的责任部门，如销售部，采购部和生产厂和仓库等部门。4.4客户服务部客户投诉记录4.4.1客户服务部根据投诉品的损坏程序,在<投诉品客户投诉记录表>里判定投诉产品是否需要退退货需退回公司.（五金产品一般不用退回）回吗？4.4.2物流部接到客服务部的退货处理意见表,按退货表的是期派车提货.;..客户服务员4.4.3客户退因的货品运回公司后,仓管员成品仓管员需卸货现场对照《退货处理意见表》请点实物，用时运到生产厂，并根据清点情况开出《退货单》并及时发送到客户服务部。4.4.4退货的货品需摆放在退货区

5、域,并标识清楚且做好电脑记帐工作.4.4.5投诉货品退回公司后,客户服务专员需及时安排生产厂专职人员到现场进行质量鉴定原因分析,并根据其结果作出处理决定.A、产品鉴定属于合格的凭《退货鉴定处理退货鉴定表》合格结论办理进仓于续进仓。客户服务部相关B、产品鉴定属于生产质量不合格，凭《退单部门货鉴定处理表》不合格结论，要求制造中心限期返工，维修或补货处理，并进行处罚．客户服务C、产品鉴定属于运输中损坏，凭《退货专员客户投诉记录表处理表》中损坏结构通知生产厂限期返工，维修或补货，由客户服务部通知经销商收取维修费和材料费。4.54.5.1不属于本公司责任的投诉,客户服务部处置客户服务专员客户投

6、诉原则上不予办理,但应根据客户的要求记录提供相应的服务,该服务需收取材料等费用4.5.2客户投诉属于本公司责任，客户服务部需综合质量状况与用户要求，按《补货、退货、换货、赔偿与维修管理规定》办理。4.5.3最终处理结论一经确定,客户服务部应在第一时间回复客户,通报并跟进相关部门的处理进度.;.4.6需补换货？.4.6.1经客户服务专员与客户联络后,对相应的客户投诉可实施赔款和打折等处理。客户服务谈《补货、退货、换货、4.6.2该处理方案经客户服务部确定后,区域助理维修管理规定》依据<补货、退货、换货、赔偿与维修管理规定》进行赔款《冲款》打折。4.7补换货4．8纠正和预防4．9责任追

7、究区域助理成品仓主管相关责任单位客户服务部管理中心财务中心4.7.1确定补货的客诉,由客户服务部开订货单a、客户投诉记录,转给区域助理下电脑细统单按排生产和发货。b、出货通知单4.7.2由区域助理需根据限定的补货期限跟踪生产进度.4.8.1制造中心接到《客户投诉记录表》或《退a、不合格品控制程序货鉴定处理表》后，需即该组织相关生产b、纠正预防措施控制程序厂品质科检查仓存与在制品是似情况并c、客户投诉记录按《不合格品控制程序》标识、隔离和翻d、退货鉴定处