会务的组织与管理讲义ppt课件.ppt

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1、会务的组织和管理主讲人：周玲秀2000年8月会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议费预算会议的组织和管理目录前四周前一周汇款;物资备齐前二周与宾馆签协议;起草预算并通过前三周策划案定稿;会务组成立;会场勘察开会日期策划案起草;成立会议TEAM;会务准备开始会议的组织和管理会前准备-策划案的内容目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议

2、程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作五个意识：全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：

3、会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场方面宾馆的软硬件注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察餐饮方面租车问题价格问题起草协议的内容和注意事项会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、无漏洞。会议的组织和管理会前准备-起草协议1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用内容涉及会议的组织和管理会前准备-起草协议4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲

4、方的规定7、结算等内容涉及会前准备-起草协议会议的组织和管理案例：2000与成都银河王朝酒店的协议会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：99代理会人员分工职责会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执会议的组织和管理会前准备-会务组的分工邀请流程1、北京制定原则、分配名额；2、大区操作定名单；3、E-mil参会代理；4、代理填个人资料回执发大区；5、大区审核E-

5、mil北京；6、北京终审、给编号；7、编号分别发大区；会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000代理会物资准备清单会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好原则性强应变能力强对会务人员的要求会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题距开会日期前一周，务必汇

6、出所需款项；提前行文，写明规则。会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：99年代理会预算表会议的组织和管理案例案例：《99代理会费申请报告》《99代理会费用使用、审批、报销规定》《关于参加西安活动的人员通知》会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容签到注意事项会议期间的工作会议结束的工作会议的组织和管理会务的实施-出发时间会务组的工作提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人

7、购物及准备工作开预备会注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示会议的组织和管理会务的实施-签到会议的组织和管理会务的实施-开会期间开会期间的工作与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结

8、和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、会务人员考核标准会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析会议的组织和管理其它代理签到情况会议的组织和管理其它代理入住情况会议的组织和管理其它代理地域分布会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算会议的