会展现场策划与管理ppt课件.ppt

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1、展会现场管理会展运作展中：现场管理展前：宣传推广、招展招商等展后：评估重点:会展开幕现场策划内容会展现场布展和参展管理的注意事项统计参观观众风险、安全管理第一节会展开幕现场策划与管理开幕式：制造气氛、扩大影响、提高展会知名度、吸引观众－－　任务繁重　－－一、展会现场布置二、ＶＩＰ接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会策划第一节会展开幕现场策划与管理一、现场布置：布置开幕现场(1)如果展会开幕式在展馆外广场举行(2)在展馆序幕大厅嘉宾休息室、会客室、现场服务中心、咨询中心等第一节会展开幕现

2、场策划与管理二、ＶＩＰ接待：协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人、领导人等宣传作用、购买、建议等酒店接待坐席排位解说、翻译等安全管理第一节会展开幕现场策划与管理三、媒体接待与管理：新闻中心　新闻发布会专业媒体、大众媒体第一节会展开幕现场策划与管理四、展会开幕：1、工作人员引领嘉宾到主席台就位2、主持人主持开幕并介绍嘉宾3、主持人请有关领导讲话4、相关开幕表演开始，嘉宾宣布5、主持人宣布开幕式结束，邀请嘉宾、观众进场参观第一节会展开幕现场策划与管理1、开幕时间和地点当地交通、

3、气候、工作习惯等；避免时间过长。2、开幕式讲话稿和新闻通稿选题定位恰当；内容全面系统3、开幕方式的确定礼炮、嘉宾剪彩、领导讲话等4、嘉宾讲话注意句子归纳，节省鼓掌时间第一节会展开幕现场策划与管理五、开幕酒会策划：酒店时间人员范围方式第一节会展开幕现场策划与管理第二节会展布展与现场服务会展现场工作：从会展现场布置开始，包括会展举办期间到最后会展闭幕这一段时间，对所有事物的组织管理工作。“办展就是做服务”1、办展机构现场管理2、参展商的现场管理工作3、撤展管理第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管

4、理（1）展会现场布置布展：--办展机构：布置展会现场环境；协调参展商的现场搭建、陈列等；在工商、消防、海关等部门备案；展位协调管理第二节会展布展与现场服务（2）展会注册与入场管理---注册登记注册表、登记柜台、“请赐名片”、分类登记---展会入场身份代表证1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（3）展会证件与门票管理目的：维持秩序，保证展出效果---参展商证---筹（撤）展证---专业观众证---贵宾证---媒体证---工作人员证---车证1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（4）展

5、会设备设施管理各种租赁服务签订合同责任明晰第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管理（5）安全管理消防安全人员安全展品安全公共安全1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务（6）展会现场的知识产权保护工作“知识产权保护办公室”侵权投诉第二节会展布展与现场服务1、办展机构现场管理（7）展会现场的相关活动管理会议、比赛、表演（8）展会现场的其他服务商务、餐饮、清洁等1、办展机构现场管理第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（1）布展参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭建、布置和将展

6、品陈列在展位上的系列工作。一般，展位搭建工作由承建商完成，参展商主要负责陈列展品。第二节会展布展与现场服务（2）配备展台的工作人员现场管理目的：通过展台工作人员接待、宣传、产品介绍以及贸易洽谈等工作，与客户签订合同，销售产品。第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作任务筹备人员展品、运输、展台设计、施工、宣传、联络、行政、后勤、财务项目经理总负责人展台人员接待观众、介绍产品、记录情况、洽谈贸易、签订合同2、参展商的现场管理工作第二节会展布展与现场服务A、配备人员的数量展位所需工作人员数量每

7、小时与会者人数=每个工作人员每小时可以接待的人数B、标准展位一般最多安排两名工作人员第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作C、工作人员的标准：P（People）---以人为本E（Enthusiastic）---友好热情O（Observe）---善于观察P（Production）---产品知识丰富L（Listener）---好的聆听者E（Earnest）---设身处地为客户着想第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作较强的业务知识有一定的展览工作经验有决断能力，能够胜任工作有领导、

8、鼓舞士气的能力有组织、处理紧急事务的技巧处事沉着、善于表达有责任心、协作精神和集体感能够谈判、善于协调积极的工作态度和工作技巧穿着整齐、举止端庄第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（3）展台接待普通观众vs潜在客户第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管理工作（4）贸易洽谈赢得新客户、留住老客户2、参展商的现场管理工作第二节会展布展与现场服务（5）情况记录展览跟踪评估工作的主要依据收集名片、使用登记簿、记录表格、电子记录等方式第二节会展布展与现场服务2、参展商的现场管