凭证管理的详细设计ppt课件.ppt

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1、第三章凭证管理的详细设计第一节凭证管理的总体设计第二节凭证录入与修改的功能设计第三节凭证查询与汇总的功能设计第四节凭证审核与记账的功能设计第五节期末转账凭证处理的功能设计思考题第一节凭证管理的总体设计一、凭证管理的功能模块划分凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信

2、息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。图3-1凭证管理的功能模块划分图二、凭证管理的数据存储设计凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。凭证和常用摘要数据基表的名称分别为Pz和Zy。在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史

3、数据基表（Lpz）中。在Zy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，Zy基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用摘要，Zy基表是各账套的公用数据基表。Pz和Zy两个基表的数据结构分别如表3-1和表3-2所示。对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称分别为Dyjz、Xscbjz、Hdsyjz、Qjsyjz。各基表的数据结构

4、分别如表3-3～表3-6所示。三、常用摘要维护的功能设计在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯

5、，又便于记忆，并且对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度。但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，其界面如图3-2所示。三、常用摘要维护的功能设计在图3-2中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统根据各操作员的编号，列示其常用摘要。如果以一般操作员

6、身份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且“操作员选择”值列表和“全删”按钮为暗色，即为不可选状态。但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则“操作员选择”值列表和“全删”按钮，以及“删除”和“打印”按钮为正常色，即为可选状态，但此时“增加”和“修改”为暗色，即为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对该操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但不能增加或修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进行整理，可用“删除”功能完成，全部删除是将该操作员的常用摘要全部删掉，

7、当某操作员不做制单工作时，可使用此功能将该操作员的常用摘要全部删掉。三、常用摘要维护的功能设计１、增加常用摘要以一般操作员身份登录，选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。（1）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须惟一，不能重复。一般采用数字编码，如“001”、“002”等。（2）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。（3）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款”其助记码可编为“YFCLK”。（4）科

8、目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制