a0-dxwd4[1].4.2文控文员管理规定(大勇老师)

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1、文控文员管理规定文件代码：DXWD4.4.2拟制：袁会琼发布日期：2006-10-10审核：刘红版本：A0页次：4/4批准：许辉勇文件修（制）订履历一览表N0.版次《管理文件审查单》编号发布日期修（制）订说明拟制审核批准备注1A00609210112006-10-10首次发布。袁会琼刘红许辉勇文件发放范围及份数（在“()”中打“√”表示需分发的单位，在“[]”中填写该单位发放文件份数）：(√)总裁办[1]()管理者代表[](√)研发项目中心[1](√)营销中心[1](√)品质中心[1](√)电池事业部（制造部）[1](√)电池事业部（PMC）[1](

2、√)物流中心（采购）[1](√)物流中心（仓库）[1]()信息中心[](√)财务中心[1](√)人力资源中心[1]()蓝牙事业部[](√)精密模具事业部[1](√)精密塑胶事业部[1](√)汇创达公司[1](√)旺博公司[1]()欣威电子公司[]()其他：[]文控员备注唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。文控文员管理规定文件代码：DXWD4.4.2拟制：袁会琼发布日期：2006-10-10审核：刘红版本：A0页次：4/4批准：许辉勇1目的为规范公司文控文员的招聘、培训、考核、鉴定及离职管理，加强公司文控文员对资料的收集、整理和管控作业，特制

3、订本规定。2适用范围本规定适用于对集团及下属公司所有文控文员的管理规定。3定义无.4职责4.1各部门负责人：文控文员需求的提出；4.2人力资源中心：对文控文员进行招聘与考核；4.3文控中心文控文员：管理文控中心，监督各部门文控文员的文件管理工作。4.4总裁办：协助HR对文控文员进行培训考核；对文控中心文控文员及部门文控文员的日常工作进行评估与鉴定。5工作内容5.1文控文员资格认定5.1.1申请文控文员资格认证各需求部门需要变更部门文控文员时,需根据部门文控文员的岗位职责,初步确认候选人是否符合要求,并向HR提出资格认证要求。5.1.2文控文员的资格认

4、定A由HR对符合要求的文控文员安排培训，培训项目要求以下：培训项目文控中心文控文员部门文控文员DXWD4.2《BPI管理流程》√√DXWD4.3《管理文件编写规定》√√DXWD4.3.2《管理文件格式规定》√√DXWD4.4《文件管理流程》√√DXWD4.4.1《文控中心档案管理规定》√NADXWD4.4.2《文控文员管理规定》√√DXWD4.5《记录管理规定》√√B总裁办负责编制或修订以上培训项目所需文件资料，并协助HR对文控文员进行培训；C培训完毕，由HR对文控文员进行考核，考核合格者颁发岗位资格证书；第一次培训考核未通过者给予一次补考机会，对补

5、考合格的文控文员发放上岗证；补考未通过者需依照奖惩规定处罚。l试用文控文员考核不合格辞退或调职处理；l其他文控文员考核不合格降职或调职处理。5.2文件资料（含电子文件档）管理依照《文件管理流程》管控公司的文本文件及电子文件档案资料，说明如下：5.2.1文件资料的编制A协助流程组长编写打印时，必须按《管理文件编写规定》执行；B协助制作表格及保存记录时，必须按《管理文件编写规定》、《记录管理规定》执行；C接收流程组长编制的文件时，检查文件是否包含在相关的子系统关系图内，检查格式是否正确，具体按《文件管理流程》执行。文控文员管理规定文件代码：DXWD4.4

6、.2拟制：袁会琼发布日期：2006-10-10审核：刘红版本：A0页次：4/4批准：许辉勇5.2.2文件资料的接收、归档、回收、保管A接收发行的受控文件后，登记文件和记录，具体按《文件管理流程》执行；B部门文控文员接收并将文件登记在部门管控的FXWD4.4.1《受控文件记录总览表》中，并向部门负责人确认文件是否需要传阅，如需传阅时确认文件传阅者，填写《文件传阅单》再交部门负责人签字确认后，将文件随同《文件传阅单》给需传阅者传阅并要求签字，传阅完毕将《文件传阅单》与传阅的文件一同保存，分类归档并标识；C各部门相关人员需要借阅文件时，向该部门文控文员借阅

7、文件需在FXWD4.4.5《借阅文件登记表》登记管控；如向文控中心借阅文件需提出FXWD4.4.3《文件丢失、申领、借阅处理单》于部门文控文员，文控文员依照《文件管理流程》执行；D每月对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的记录资料，对保管期限已满的记录资料依据有关规定进行鉴定销毁（受控正本文件除外）；同时对破损和褪色的材料进行修补，按《文件管理流程》规定申请更换；D各部门设立专门地点及专用文件柜保存文件资料，对受控文件保管柜要上锁，防止文件资料丢失；E文控文员对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行整理、统计，将文件更新、丢失情况定期上报主

8、管。5.2.3文件资料的传阅、借阅工作A要求传阅、借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、