浅谈会计档案信息化管理.doc

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1、浅谈会计档案的信息化管理摘要：计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，伴随着计算机技术与网络信息技术的快速发展，会计工作也将由电算化逐步转向信息化。2009年财政部发布了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》一文，指出了发展我国会计信息化的建设要求。经济的发展和网络信息技术的进步带来会计模式的发展，会计模式的发展使会计信息的处理与传输呈现出自动化、电子化、无纸化和及时化的特点，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档

2、案也被电子凭证和数字档案所取代，传统的会计档案管理方式已不能适应会计信息化的需求。如何做好全新的会计档案的管理工作成为会计信息化工作的突出问题。关键词：会计档案，信息化，管理1、会计信息化档案的定义传统的会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。会计信息化档案是指以磁性介质形势储存的会计核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子账簿、电子报表、其

3、他电子会计核算材料等。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值。2会计信息化档案的特点随着会计电算化的发展乃至会计信息化的推进，财务人员采用无纸化办公形式，所有日常工作均在计算机上完成，信息化会计活动产生了信息化会计档案。较之传统纸质档案，信息化会计档案呈现以下一些新的特点：2.1载体多元化。实行会计电算化后的会计档案不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案，而且还包括计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等

4、形式在内的电子会计档案，使得会计档案存储的范围和领域扩大了。2.2需特定调用环境。电子会计档案不像纸质档案可以直接翻阅，而是需要在一定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。对计算机系统的依赖性很强,但记录信息量大,占用空间小。2.3会计档案的利用效率提高。信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换等，大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享。2.4易篡改。安全方面传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹，因此保留下

5、来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。2.5易遭电脑病毒侵害。现代计算机技术的快速发展，导致计算机病毒日益猖獗。会计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此，随着计算机硬件和网络的发展，计算机病毒感染率正在日益提高，感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时，大量的专用病毒和间谍软件

6、的出现也对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。正如上面所述，财务信息化档案有很多优点，但也有不足的一面。如何确保会计档案的安全与完整，更好的利用信息化会计档案的优势，成为新形势下会计档案管理工作的突出问题。3会计信息化档案的管理信息技术的广泛应用，新型的电子文件和档案产生，各个单位或部门普遍出现纸质档案与电子档案共存的局面。纸质档案信息与载体相互依存、内容原始真实、凭证性强；而电子档案信息存储丰富、可以通过网络技术脱离原载体进行传播。由于二者的不同特点，必须采用不同的管理方式。纸质档案的接收、整理

7、、管理均通过长期实践，已经建立了一套完整的管理体系。而针对电子档案的特殊性，应分别做好会计档案的输出与收集、管理与保存、利用等方面的工作。3.l信息化会计档案的输出与收集。所谓信息化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。年末应把完整的账套数据备份出来，存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；

8、财务软件的系统名称、版本号等。3.2信息化会计档案的备份与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号，最好做异地存放。在保存这些档案时应远离磁场，注意防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质的损坏使会计档案丢失，破坏数据的完整性。3.3信息化会计档案的利用。通过整理可以利用往年的数据对本单