(行政助理岗位)说明书

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1、行政文员岗位说明书一、基本资料职务名称行政文员所属部门综合管理部直接上级职位人事部经理定员人数1辖员人数5直接下级职位二、职位关系可直接晋升的职位行政经理可晋升至此的职位可相互轮换的职位人事助理三、职位说明职位职责：（主要职位职责＼辅助职位职责）（1）在部门经理的直接领导下工作。（2）负责规范转接公司总机电话，并记录留言，打印和复印资料，收发信件。（3）负责接待好前台接待处的到访客人，不能脱岗。（4）负责包裹票和信件或货品的寄出与收到的台帐登记。（5）负责公司文件和常用资料的整理。（6）负责公司人

2、员的名片制作，办公楼门窗水电安全、卫生、灯光的监督及维护，办公用品的采购、入库和发放。（7）预定各类车旅票及酒店入住。（8）协助行政人事的招聘工作与考勤管理。（9）及时上报客户和厂商的投诉。（10）现金费用单的打制及报帐（11）为仓库制作威豪识别码（瑞星贴标）、出门条等。（12）制作公司行政管理方面的表格，并发放（13）统计公司各项行政管理费用以及物流部发货情况以及月费用（14）负责协助公司召开的各种会议的会务工作，做好会议记录。（15）严守公司机密职位职权：监督和维护公司形象和卫生监督和维护公司

3、规章制度和考勤制度的监管对领导的意思进行上通下达之时，以公司利益为准强制力执行。对不遵照者有权追究责任工作内容：日工作流程⑴接公司总机电话，回答询问，或转公司各部门分机。1.“你好，威豪……”为开头，根据客户需要转接各部门分机。或回答询问，管家婆部门的人经常不在，如果询问管家婆可以告诉他们分机或者转软件渠道分销部。⑵接待来访客人。1.询问来意，客人的来访对象。请人稍坐并倒水温适度的水，联系他的来访对象。请他等候或者带到指定地点。⑶收发登记各部门传真。1订货单和出库单：完美一卡通订货单（黄色）由仓库

4、拿到前台，接到订货单立即传真。仓库拿上来的上海邮通科技销售出库单（白色）立即传真并告诉商务点卡号段和出库日期2.包裹票：传真收到的包裹票要按照收取日期/票号/件数/重量/货运公司/始发站/的格式登记，并交给仓库。仓库拿上来的包裹票，要传真给贵阳威豪。如果看不清，扫描并传送给贵阳库管3.确认函，收到确认函2份后合并复印在一张纸上转交财务朱学艳4.其他汇款信息等等传真，可以在群里询问确定并转交。5.发送传真：发送订货单，上游厂家信息里查询。并和商务确认传真信息。汇款单，收到汇款单告知商务，发送完毕告知

5、商务⑷收取登记员工信件、公司快递及小件包裹。1.增票登记：要按照收取日期/公司名称/增票号/增票金额/的格式登记。购货单位写的是威豪增票就交给唐师，分公司的交给何杰英，并登记签字。2.其他快递，登记收件日期和物品内容。转交给收件人，如果有代领，谁领取谁签名。3.如果是软件货物，务必请送货人员送到仓库。如果不能送，登记转交仓库⑸收接文档，协助整理公司各部门员工所传文档、打印。根据同事需要份数打印文档，并帮助他们检查日期。⑹协助人事类的一些辅助性工作。⑺办公用品、工作服的管理和发放。及时盘查办公用品剩

6、余量，及时购买。办公用品购买联系冯萍⑻预定各类车旅票及酒店入住。火车票：6160666机票：6177777酒店信息CRM上都有根据需要预定，及时更新信息并续签酒店协议。⑼管理考勤，签到。⑽现金费用单的打制及报帐。开通A8权限后，根据部门使用费用情况打单，写明费用使用情况。⑾为仓库制作威豪识别码（瑞星贴标）、出门条等。⑿公司员工名片的制作。名片名单在D盘行政文件夹内，制作名片之前和他们确定基本信息有无变动。根据他们提供的个人信息确定要做的盒数以及要求。订制名片⒀制作公司行政管理方面的表格，并发放。表

7、格在D盘内，根据需要制作改动。常用表格在灰色资料文件夹每天下午重点工作⒁协助商务采购订货打印所发订单，及发订单、电汇传真。。⒃发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。根据需要选择快递公司。⒂回访前一天发货的客户，询问是否收到货物及有无反馈意见。如货没到，查询发货单。询问货物情况。根据客户需要反馈意见到相关部门。⒃发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。根据需要选择快递公司。月工作⑴每月第一周统计公司员工月考勤情况；及统计物流部月发货情

8、况，统计发货费用。1.每个月最后一天，调出考勤机内考勤表核对，如有新员工，添加新员工信息。导出考勤表。客服部提供排班表，根据考勤明细统计客户部考勤。技术部：初步统计请假情况、迟到记录和时间、交给杨群昆总监进行进一步统计。园西总店，分公司，新广丰，新闻路考勤找相关负责人询要。2.根据仓库拿上来的送货登记表，统计送货员送货时间和次数。根据发货登记表统计发货情况。统计发货次数和发货费用，并和仓库进行核对。⑵第二周更新公司通讯录，行政办公用品的月费用结算。1.和人事部对接，更新公司人员信息