时间管理的基本方法

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1、时间管理的基本方法一、消耗时间的因素1.办事拖拉2.会议冗长3.电话干扰4.犹豫不决5.过度承诺6.穷于应付突发事件7.交待不清，事情做错8.忽略事情过于复杂9.凡是事必亲躬10.完美主义11.不考虑轻重缓急12.没有规划，只凭记忆办事13.同样的错误总是一而再、再而三地出现14.个人组织能力不佳二、时间管理的方法1.掌握工作的要求所谓工作，就是每一项任务按照所要求的标准完成，完成之后再进行下一个任务。在刚进入任何一种工作领域时，都必须强制性地记住每一项所要从事的任务，这对於日后能否更顺畅地同时完成几项工作、完成什么样的工作须花多少时间的时间控管、将资料交给别人做时结果

2、会怎么样，以及所进行的工作能否达到最低标准等，都会产生很大的影响。2.为工作设定期限。组织里有各种必须要进行的工作，但只有决定了期限的工作才是应从事的工作。在期限内究竟能够完成到怎样的程度，是决定胜负的关键，超过期限的工作，有时是完全不具意义的。把“期限”这一个概念灌输到脑中。在掌握工作的基本概念时，一定要记得在期限内完成该做的事。所以，每个领导者都应该养成始终把握期限的习惯，在工作时，必须同时考虑到相应的期限。这时，你不妨这样问：“现在我做这件工作大概要花多少时间，在这之后准备做哪件事，大概会进行到明天上午十一点钟左右，那么这件工作和那件工作，究竟哪一件先做好呢?”这

3、样就可以把工作的优先顺序和必要性、期限等都确定清楚，才不致於延误了工作的进程。3.事先规划好时间与步骤，以收事半功倍之效。有时堆积如山的文件，好像永远不会都减少，总是接踵而至的要与时间拔河，遇到这种情况，首先应该记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间，接著订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程，最后找出浪费时间的原因与应对方法，改变这些坏习惯。我们可以采取以下的方法：a.每天空出一小段时间来规划事情，可以有二到三倍的效果出现。b.将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完成。c.学习绝对专心，不必同时做两

4、三件事。4.分析工作的优先顺序，按照轻重缓急作处置。管理顾问杜拉克（PeterF.Drucker）说过：“做正确的事”要比“按正确的方法把事情做对”来得重要。要掌控时间，就必须先能掌控自己。首先设定个人目标，以便根据目标，分析工作的优先顺序，按照轻重缓急做处置。制定工作优先顺序有助于提高工作效率，避免将时间浪费在不重要的工作上，同时集中精神于紧急和重要的工作上，因此避免失去方向与目标。为了能在期限内完成各式各样的工作，就必须在每个月、每周、每天中，分别决定好“待办任务”的优先顺序，这样虽然繁琐，但若养成习惯，处理起来就很方便。将所有的工作以一个月、一周、一天为单位列出清

5、单，每天按照优先顺序进行处理。在排列工作的优先顺序时，常常是从到日倒著推算，算算应该从多少天之前著手该项工作，以便从容不迫地进行。所设定的优先顺序必须经常评估。优先顺序可采用80/20原则来设定；完成20％的目标可能获得80％的效果，又或者如果你有十个事项要做，你只要能圆满达成最重要的两个项目，总好比同时处理十个事项，却不能达成预期的效果。Avis-Rent-a-Car,Inc.总裁汤森（RobertTownsend）说：“要将你的百分之百的时间，用於关键问题的处理。”重要的定义是能帮助我们达到目标，平衡人生的活动。而紧急的定义是必须立刻给予关注与行动的事物。根据紧急性

6、与重要性决定：1.重要而且紧急：马上办。2.重要而不紧急：好好规划。3.不重要但很紧急：1.马上办，但只花一点时间；2.请人代办；3.集中处理。4.不重要也不紧急：有空再办。5.制定一个月的目标及计划。我们应每个月回想一下，自己一个月内到底做了多少事情，即使对没有完成的工作，也应对自己这一个月完成到何种程度，第二个月要完成到何种程度之类的问题，明确地记录下来。此外，也有必要制定一个月的目标，并按具体的日程如期地进行。方法之一是将一个月按四个星期进行分期管理。另外很多人都习惯在月底制定下个月的工作计划，但是这样的话，有时月初倒还能顺利进行，到月底便势必会堆积很多未完成的事

7、情。不过，若这种方式适合自己的工作节奏，也未尝不可，重要的是，自己做得顺手。如果可行的话，最好在制定月计划时，留有一个星期左右的余裕。因此以“周”为单位制定日程的时候，在一周内也应适当考虑休息的时间。6.透过并行方式提高工作效率。要在短时间内完成大量的工作，只有尽早着手和同时进行两种方法。例如，如果必须给十个人打电话，通常是将名单按一、二。。。的顺序排列好，由第一优先者先打起，再继续往下联系。一般都是跳过正在通话中以及不在的人，等到打过一轮之后再重新联系，这才是正常的程序。把同样性质的工作一起进行，并制定两个以上的计划。7.找出自己最有效