文件管理制度(3).pdf

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1、.文件管理制度1、目的为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。2、适用范围本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行规定）。3、职责3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、工作。4、发文管理制度4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核

2、心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并统一安排管理。4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，否则所产生的一切后果由下发部门负责人承担。4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：类别核心内容代码是否强制签发权限管理制公司系统中职能相关的制度、方案、规定、ZD是总经理度体制和机制等方面的内容通知、通公司层面重要的通知、通告、人事任免

3、、TZ/TG是总经理告决策方案等方面的内容职责、流职能具体工作相关的标准、方式方法、操ZZ/LC是总经理程标准作流程等方面的内容表单配合制度完成的相关具体落地记录内容BD是总经理..4.6.部门代号原则根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识:手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD4.7.文件编号组成要素TR-××-××-××文件的序号（01，02，⋯⋯）(4)部门代码(3)文件类别码(2)公司代码(1)4.8编号规则及说明：4.8.1制度编号:ZD-HR-流水号（*

4、**）通知编号：TZ-HR-流水号（***）职责编号:ZZ-HR-流水号（***）流程编号:LC-HR-流水号（***）标准编号:BZ-HR-流水号（***）表单编号：BD-HR-流水号（***）流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）；4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：ZD-HR-00*文件编号ZZ-HR-00*驻马店市公司制度（职责、流程、标准）LC-HR-00*版本A页码第页共页1.上述标题内容：宋体小四2.内容：宋体小四4.行距：1.55.页边距：上2.54厘米下2.

5、54厘米左1.91厘米右1.91厘米..4.8.3通知、通告、申请、报告等各类文件模版，具体模板如下：驻马店市公司(宋体四号)部组织架构图(宋体三号)正文内容：（宋体小四）批准/日期：审核/日期：制定/日期：JY-JG-HR-流水号（***）（宋体小四）4.8.4表单编号：BD-HR-流水号（***）；表单模板如下：4.8.5组织架构图编号：AJ-JG-HR-流水号（***）；架构图模板如下：5、文件的发放管理5.1以公司行文的文件统一由人事部安排专人发放和回收管理。财务部、手机部、电教部、外联部以本部门

6、名义形成文件且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收，原件报人事部存档备案。5.2各部门制订文件需人事部安排发放文件时，必须将文件以电子档形式发至人事部审核，审核通过后统一编码，转由文件发放部门安排打印并复印好发放份数，由部门经理书面注明发..放范围、发放时间并签名后呈报人事部，由人资行政经理签字后，由行政专员统一安排文件的发放。5.3公司发放的任何文件，各部门必须按公司文件管理制度统一管理，并按文件编号顺序做好目录。人事部按建立“文件发放、回收登记表”定期对文件进行检查和管控。人事部发放到各部

7、门的所有文件，由各部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收;代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。5.4发放到全体员工知悉公示的文件、制度、通知/通告类资料，由部门负责人在接收到文件后，安排逐级的统一培训、学习和传达，人事部会定期对文件的执行情况进行抽查并汇总落实执行结果。6、文件的更改管理6.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置

8、和如何更改（数据性或原则性的须报总经理签字认可），由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。6.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处由原编制部门负责人签字。7、文件的回收、作废管理制度7.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由人事