会展接待示范方案

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1、会展接待方案2011年02月一、时间、地点时间：2011年2月20日（周日）16：00地点：北京中心二、参会人员名单一、会议日程时间内容15:30-16:00签到、接待主持人：北京市科委党组书记16:00-16:20工作汇报16:20-16:40中心工作汇报16:40-17:20领导讲话17:20-17:30合影17:30-19:30晚餐一、会议、接待流程1.文字材料准备：a)汇报材料准备：i.工作报告（）ii.中心报告（）b)报告制作、审核及提前上交i.根据会议需求确定文件内容（）ii.审核会议材料（）iii.会议开始前，将终

2、稿报告交给办公室负责播放的同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（）2.领导邀请a)科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请b)其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请3.会场布置a)背板设置：i.确认会议是否需要背板，根据会议要求联系背板制作ii.本次活动用G20背景墙设置背板a)桌椅摆放：（详见六、座位摆放图）i.确定参会领导人数，根据主席台就坐情况，制定摆放方式（课桌式、U型桌等）（）ii.桌椅摆放、桌围放置（）iii.摆放桌椅过程中还需落实如下项目：讲台、绿植、背板等项目（）b)桌面布置：i.请放置如下物品：桌签、铅

3、笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水（）c)音响设备：i.布线：根据所有会场设置及人员情况，分配布线方案—（）ii.调试：（）1.会议接到通知后，调试所有设备是否有损毁，如有损毁及时更换2.会议开始前2-3小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采取备用方案3.备用方案：调试中，要确定1-2个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用2.会中操持：a)嘉宾行车指引：i.确定嘉宾名单，根据人员情况发送当日停车证（邮件/邮寄）（）ii.如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，并制作相关水牌或指示牌（）；

4、引领指示牌制作（）；iii.嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应同事告知位置，及时联系领导迎接（）b)嘉宾欢迎：i.院内升国旗（）ii.在前台接待处需要配合欢迎词（）具体内容请参考：欢迎文字内容可为：“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”）c)嘉宾签到：i.本次不设签到台，中心领导在门厅等候嘉宾到场，并引领至嘉宾休息室（国际合作会议室）（）ii.嘉宾签到室请布置如下物品：茶杯、热水壶、水果等（）d)会议开始：i.召集中心员工落座（

5、）i.请嘉宾休息室嘉宾落座（）ii.请市长落座（）iii.会议期间茶水补水（）b)会议PPT播放i.确保LED屏幕工作正常（）ii.会议开始前播放过场PPT（）iii.提前收集PPT放入播放电脑中，并调试电脑播放正常（）iv.报告期间PPT播放（）c)会议期间音响、麦克i.配备一名音响调试人员（）ii.在参会人员发言期间或应急情况发生时，需要配备一名传递话筒人员（）iii.负责会议期间调节演讲位置麦克高度（）d)会议期间录音、速记i.录音笔：提前放置，位置在音响附近即可（）ii.音响设备自带录音，调试是否可用（）iii.速记：本

6、次会议不单请速记，采用录音听写速记（）a)会议期间摄影、摄像：i.人员需于两小时前抵达会场布置设备，提前确定到场情况（）ii.摄像需固定位置/流动摄像，将整体摄像思路进行提前沟通（）iii.会议期间摄影需提前沟通要求，明确希望要的图片内容及效果（）b)****寄语i.内容确定：“促成长、共跨越”——文字内容落实人：设施确定：签字笔，签到薄（）ii.引领签字并题字（）c)合影-地点：中心正门前台阶a)位置安排（详见七、照相位置图）（）b)摄影师安排：与会议摄影公用；但是要求多带设备，补光和照明设备都需要备齐（）c)座位摆放安排：提

7、前将领导照相座位安排在休息室，并贴好桌签；正门需全面四扇门全开（）d)会议结束后，应立刻召集大家在门前等候照相，并留出领导出门位置（）2.晚餐安排形式：桌餐a)预定、点菜、酒水（）b)办公室2人提前到餐厅（）c)一辆车先期引导，保证路面畅通（）d)与领导合影完毕后，请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐（）e)中心人员请乘坐292车，至楼兰酒店（）f)292引领考斯特车至南门（或经由中轴路）停车位处；g)领导下车，步行至酒店；——酒店门口接待引领领导入包间负责人（）h)其他就餐人员，自驾车跟随130车统一至南门停车场，步行

8、至酒店；——司机：；配合引其他就餐人员负责人（）i)座位示意图（见八、晚餐座位图）（）j)座位排序：三桌，A为主桌，BC为副桌，人员名单见（六、晚餐排序）；桌签打印及摆放k)晚餐期间照相：确定是否需要晚餐照相，适当保留有价值照片()l)随从人员就餐：领导司机在大