最好合同管理办法.doc

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1、合同管理办法1.目的为加强、完善公司合同管理工作，防范和化解经济风险，特制定本办法。2.适用范围公司各类合同的签订、履行、监督、检查、归档等程序。3.定义与术语3.1合同：主体一方为公司，有支付或收取合同金额内容，且不能即时结清，需订立的、并需加盖公司公章或合同专用章的书面约定。3.2主办部门：牵头负责或主要负责与合同对方进行联络、谈判、办理合同履行事项、处理合同相关问题的职能部门。3.3协办部门：协助主办部门履行合同交易或实现合同目的的职能部门。3.4审查部门：根据公司各职能部门的工作职责划分，履行合同审查职能的部门或人员，如业务关联部门、总工室

2、、财务部、法律顾问、主办部门上级领导等。4.职责分工4.1法定代表人负责合同的最终决策和签署，负责签发《法人授权委托书》。4.2委托代理人负责签订委托授权范围内的合同，履行授权内容。4.3主办部门4.3.1负责合同的拟制、审查、评审、传递及办理用印手续。4.3.2负责合同资料的整理、归档，保存合同原件，建立合同台帐，合同的借阅。4.3.3负责合同履行过程的监控。4.4协办部门协助主办部门实现合同目的，并监督实施。4.5审查部门4.5.1负责对合同相关条款合法、可行性的审查；其中法津顾问根据需要出具法律意见书，并负责法律纠纷的处理。4.5.2财务部负

3、责对合同价款和报酬支付等条款是否符合公司预算及资金使用管理、条款表述是否规范、付款安排是否适宜、有无风险以及其他安排是否符合公司的经济利益等财务风险的防范方面进行审核；并建立分期结算台帐，结算审核、监督和收支款项。4.6行政管理部负责签署合同的用印审查，合同台帐的备案管理及监督检查。5.管理内容5.1合同签订要求5.1.1合同内容。依据《中华人民共和国合同法》有关条款拟订，保证内容合法有效；在价款支付上，除特殊情况外不允许预付款。第8页共8页5.1.2合同形式。除即时结清、且标的额在3000元以下的，均采用书面合同形式，用签字笔签署。5.1.3合同

4、对方主体资格审查。选择的主体必须符合质量体系文件相关章节的要求；合同签署前，主办部门要对合同对方的主体资格、资质、信用等方面进行实质性审查，并索取相关的书面证据材料：5.1.3.1对方主体为自然人。查验身份证原件，并将其身份证的复印件作为合同的组成部分。5.1.3.2对方主体为企业法人或其他组织。①查验营业执照、资质证书、合同有关的许可证、法人授权等原件，并将其复印件（法人授权应留原件）作为合同的组成部分。②即将签署的合同标的与对方经营范围的一致性，经营或提供合同标的的合法有效资质及能力。5.1.4主办部门在与合同对方进行洽谈前，应拟订合理的时间计

5、划，并为合同报审程序预留足够的审查时间；洽谈时详细记录争议焦点（附件1《合同洽谈备忘录》）。5.1.5合同报审5.1.5.1主办部门准备《合同审批表》（附件2）、报审合同文本及相关附件资料，送交审查部门履行审查程序，同时提出时间要求，以保合同按时签署。5.1.5.2若合同法律关系复杂，须咨询外部机构，主办部门应及时联系。5.1.5.3审查部门书面确认同意或提出具体意见后，主办部门将合同资料报送相应级别领导审批；根据审批意见进入合同评审程序或签署。5.2合同评审5.2.1评审方式5.2.1.1会签。主办部门将合同资料送交相关人员会签，提出时间要求，由

6、其出具会签意见。5.2.1.2评审会。由主办部门组织公司相关人员对合同条款进行评审，向与会人员说明洽谈过程中双方争议的焦点并阐明原因。5.2.2参与合同评审的部门或人员，须在各自岗位职责范围内提出明确、具体的评审意见，由主办部门按评审意见修订、评审人员逐页签字确认后报批。5.3合同签署5.3.1一般情况下合同经过审批，由合同签约方先签署确认，公司法定代表人或委托代理人再签署。5.3.2每份书面合同中均要有签约方法定代表人或其委托代理人的签字。5.3.3签约方印章上的单位名称与合同签约方名称要完全一致。5.3.4合同中的签字盖章日期必须明确具体，原则

7、上应以实际日期为准，不能倒签合同，不允许没有日期或留存空白，避免随意填写合同签署日期。第8页共8页5.3.5印章管理人员按《印鉴管理办法》认真审查《合同审批表》中的审批意见，经批准的加盖公章及骑缝章，做好用印登记；未经批准不予办理用印。5.4合同履行5.4.1合同经各方签字盖章后或按照合同约定的生效条款相关条件成就后生效，主办部门应严格按照合同约定履行或协调公司相关职能部门履行；并随时跟踪合同履行情况，确保合同目的实现及保护公司合法权益。5.4.2履行合同前主办部门相关人员要仔细阅读合同条款，确保合同履行的有效性。5.4.3履行过程中，与合同履行有

8、关的收款人、付款人及发票开具人应与合同中约定的签约方名称保持一致，否则不得对其履行相应义务或接受其履行。5.4.4履行过程