合同档案高效管理制度.doc

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1、合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。1、

2、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。35、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文

3、档的查询、利用工作。8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。三、合同档案的移交1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存

4、价值的技术资料向移交合同管理员。3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。34、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。附件：1、合同借阅登记表；2、合同档案移交清单。合同借阅登记表合同编号合同名称借阅事由借出时间拟归还时间领导批示借阅人签名实际归还时间合同档案移交清单移交日期移交人合同编号合同资料附件资料页数接收人备注3