员工人事档案高效管理制度.doc

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1、员工人事档案管理制度1.目的为了将公司人力资源部人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的查阅，特制订本制度。2.适用范围适用公司于本公司所有人事档案的管理。3.权责3.1人力资源部人事档案管理员负责人事档案的归类、整理、保管。3.2人力资源部经理负责人事档案查阅的审批。3.3总经理负责人事档案借阅的审批。4.定义（无）5.内容5.1人事档案分类员工人事档案分为以下七大类：5.1.1入职档案5.1.1.1个人简历、员工应聘登记表、员工入职登记表

2、，测试试卷、面试记录表、身份证、学历学位证、英语等级证书、计算机等级证书、特种作业证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。5.1.1.2劳动合同书、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.1.2培训档案新员工入职培训试卷、培训心得、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表、培训服务协议。5.1.3职位档案职务任命书、职务变动申请、职位职务异动记录。5.1.4薪酬考核档案、试用期考核表、员工试用期转正申请、季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录、年度调薪申请单

3、、调薪/降薪记录等。5.1.5电子人事档案人力资源部员工信息台账、考勤记录、各类报告总结等各类电子类人事档案，由岗位电脑使用人建立专门的电子文件夹，查询路径保管查询。5.1.6离职档案及各类奖惩。离职申请单、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议、其他补充协议、奖惩申请单。5.1.7外来文件所有跟公司人力资源有关的外来文件。5.1.8其他档案个人党、团相关资料按照办公室相关管理制度执行。5.2人事档案的归档5.2.1人力资源部建立个人为单位的档案管理体系，先对各类人事档案进行鉴别，

4、看其是否符合归档的要求。5.2.2根据档案材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。5.2.3在档案上编号及目录上补登材料名称及有关内容。5.3人事档案的核查核对保管人事档案设专人管理，档案管理员不定期对档案进行核查，防止档案丢失、损坏等。5.4人事档案的查阅传递5.4.1由于工作需要查阅人事档案，必须填写《档案查询申请表》，在人力资源部查询或人力资源部指定地查询，档案查询须经人力资源部经理批准(附件一：档案查询申请表)。5.4.2人事档案属于公司保密文件，不允许向外传递，非档案管理需要不得复印，因

5、特殊情况需要借出必须经总经理批准。5.5人事档案保密规定及保存期限5.5.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。5.5.2公司的内部各类人事档案永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起5年后方可销毁，但电子档需要长期保存。6.相关文件和表单6.1相关文件(无)6.2表单6.2.1《人事档案查询申请表》7.附则7.1本制度解释权归人力资源部。7.2本制度自印发之日起执行。