采购业务流程与方案.doc

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1、采购业务流程及说明一、采购的容本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。二、采购流程财务科经济运行部采购部门使用部门仓库与供应商对账相关部门审核记账制单采购结算购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划使用部门提出采购申请部门主管审批验收入库三、采购流程说明由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。由经济运行部开具《采购订单

2、》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；采购员根据采购计划具体安排采购作业，采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；四、关键控制点l各使用部门的需求和请购l采购申请的审批和审核l采购计划制定l采购定价l合同签订和审核l付款方式和程序l与供应商的对账五、部门设置与职责Ø采购部：1直接参与制定公司在

3、既定会计期间整体采购政策和预算安排，规划采购部部具体业务的管理模式；1实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；1定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；1采购部部设一名采购主管，采购员2—3名；Ø经济运行部：1经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；1按业务控制要点和权限划分围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。1对采购合同进行法律条款

4、审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。1负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；1汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；1经济运行部部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；Ø财务科：1定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；1负责重点环节审核、票据审核；1定期与供应商进行对账；Ø仓库：1仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。1实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、

5、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；1仓库管理组岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。六、采购检验l目的：为规采购材料入库前检验特制定本制度。l职责：生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验，确保无漏检、无错检、无误检。l容：生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。l标签入库前检验：3.1包装标签：防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。

6、3.2外包装标签或印刷容需含有：发货标签、产品防疫证、合格证。发货标签容：商品名称订单号产品编号品名规格数量（kg）/个毛量净重重量（kg）生产日期检验员代码生产厂家联系体积CM*CM*CM有效期限存储方式-18℃收货单位发货地点运输单位运单发货件数发货日期3.2.1标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字容为准贴示方向必须向上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔1mm，或根据标准包装表中要求。六、采购合同变更流程图及说明表相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同①执行合同①执行②配合⑧审阅新合同审核否是结束是③合同执行情况记录④提出变更要求⑤提出变更

7、要求否否⑥洽谈协商洽谈协商是否终止合同⑦修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求采购合同变更流程说明表：任务概要采购合同变更节点控制相关说明①采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》②质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合③采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等容④公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求⑤供应商在执行合同或