文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程.doc

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1、文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程一、目的：建立一个科学、合理的公文管理程序，使文件及时发放，有效实施，保管严密。二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。三、责任者：综合管理部。四、正文：在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下：1发文程序：1.1文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理审核批准后方可打印。1.2根据要求及文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数。1.3文件形成后，统一进行分类、

2、编码、印刷。1.4文件批准执行后，加盖公司公章即可颁发生效。1.5在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档，便于统计、查找，有利安全。1.6一旦新文件生效使用，或人员离开原工作岗位，前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。2收文程序：2.1收文者收到文件后签收、启封、登记。2.2收文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门管理。2.3属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准确、安

3、全的传阅。2.4文件传阅过程由综合管理部拟办的人员进行催办。当文件传阅完，办复后及时将文件回收保管。并将办复情况记录下来存档。2.5在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。2.6当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁时应两人以上监督，并在清册上签字。2.7公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。文件管理程序发文用印校对缮印签发审核拟稿授意撰制阶段（一）传递递（二）传递阶段收文分送传阅拟办承办催办办复整理立卷

4、归档销毁办理阶段（三）（四）保管阶段