文件印制、分发、保管、收回、销毁、撤销作业指导

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1、文件题目DocumentTitle文件印制、发放、保管、收回、销毁SOPSOP-Printing,delivery,filing,recallinganddestructionofdocuments文件编号DocumentCode文件版本号VersionCode00(2011)文件种类CategoryofDocument管理类Management发放部门DepartmentofIssueQA人员Person类别Categor^j^^^姓名/职位Name/Position签名Signature日期Date编写人Compiledby审核人Checkby批准人Appro

2、vedby生效日期Validfrom文件分发部门：()Departmentofdocumentdistributed:序号SerialNo.部门名称DepartmentName房间号RoomNo.负责人Manager12345678910文件变更历史：Historyofdocumentchanging:版本号变更日期变更内容摘要VersionCodeChangingDateAbstractofChangingContents00(2011)2011.05.16建立文件Filefoundation1.S0P的目的Aim建立GMP文件的复制、分发、保管、收回、销毁、撤

3、销程序，使文件保管和使用规范化。ThepurposeofthisSOPistodefineanappropriateprocedurefortheprinting,delivery,keeping,recalling,destructionandrevocationofdocuments,inordertostandardizekeepingandusingofdocuments・2•范围Scope所有GMP文件的复制、分发、保管、收冋、销毁、撤销管理过程。TheSOPmustbeappliedtotheprinting,delivery,keeping,reca

4、lling,destructionandrevocationofalltheGMP-relateddocumentsatHuiyu.3.SOP的内容ContentofStandardOperatingProcedure3.1复印/分发/收回Printing/delivery/recalling公司GMP文件由QA部进行管理，任何部门不得私自复印。若发生以下情况需要使用文件的复印件，须由使用部门填写《文件复印申请表》(见附录1)向QA部提出申请，由QA负责人批准，交付文件管理QAiit行复印、分发。GMPdocumentsaremanagedbyQAdepartme

5、nt,andnoanotherdepartmentshallcopywithoutpermission・Incaseofthefollowingconditiontocopythedocuments,theusedepartmentsapplytoQAdepartmentbyfillingoutthe"ApplicationforDocumentCopy"(seeAnnex1).AfterapprovingbytheheadofQA,theapplicationshouldbedeliveredtodocumentmanageQAfordocumentcopyin

6、ganddistribution.3.1.1新编文件复印、分发Copyinganddistributionofnewdocuments新编文件生效后，由文件管理QA根据根据文件首贝所示的发放部门确定需复印的份数，并亲自负责复印。复印件应能消晰可辨，复印过程中作废的文件应即时销毁。复印结束后必需在原件及复印文件的每一页上加印“GMP批准文件”。DocumentmanageQAmustdefinehowmanycopieshastobeprintedoffaccordingtothenumberofrelated-departmentsdescribedinthefi

7、rstpageofthedocument,andcopythedocumentpersonallyafterthedocumenttakeintoforce・Copiesmustbeclearanddistinguishableandtheobsoletepapershouldbedestroyedimmediately.Thecopiesandtheoriginaldocumentmustbestamped"ApprovedGMPdocument"oneachpage・文件管理QA逐部门到现场发放复印并盖章的新编文件。发放新编文件同时，文件发放和接收人应完成《文

8、件控制单》