探讨工程项目管理中文件控制体系的建立和运作.doc

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1、探讨工程项目管理中文件控制体系的建立和运作当工程项目中的文件都"活"起来，各就各位，发挥作用，指导未来时，大家会发现，文控工作对提高工程项目实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的作用并不亚于人力资源的作用。随着国内一些有实力的设计院和工程公司向国际性工程公司的转型，工程项目的管理理念和执行模式也日趋国际化，文控工作作为与国际工程公司接轨和承揽国际项目的一个重要工作项而日益受到重视，经过几年的发展，文控工作已成为工程公司和工程项目管理的重要部门和重要职能专业。因此，建立一整套文控管理体系，培养一支专业化的文控队伍，对工程项目进行动态的、全过程的、信息

2、化管理，是一项必要而紧迫的工作。项目管理者联盟文章一、构筑专业化文控体系项目经理博客1.文控体系的理念建设树立"文件是金"管理理念：在工程建设项目执行过程中，如何更好的明确项目各参与方的责任，维护项目各参与方的利益，保证项目正常推进呢？最有效、最直观的办法就是通过"文件"。“写你做的，做你写的"，任何事情都要求有文字记载。针对于项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，设计内容随意变更......这个项目将丧失执行

3、能力、控制能力。因此，上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必须重视文件控制工作，树立"文件是金"的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。全过程完整、及时、准确的文控责任意识：通过学习国外工程公司先进的项目管理理念及方法，我们可以看到，文件控制中不能单单注重档案验收阶段，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数据。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识一一在项目成立之初，建立项目文控中心，确保所有项目内、外正式文件均通过文控中心进行控制、管理。结合项目的特点编制并发布文件控制程序、内部协调程序、外部协

4、调程序、项目编号系统、版次规定……利用这些程序文件来控制项目所产生的文件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类并逐一控制，自项目立项起至最终全部文件验收、入库，真正做到统一、完整管理;文控全过程的及时意识一一在管理程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果，均能脉络清晰地传输，提高效率。同时，统筹考虑，将文控人员的具体工作按文件类型并结合实际管理要求进行合理划分，专人专控，以及时地将文件传送到相关部门，保障项目执行进度;文控全过程的准确意识一一文件控制程序、文件

5、编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性的前提条件。在文件控制程序中，按公司及项目要求明确文件正常传递的相关审批、发布流程并对此进行严格控制，文控工程师还参照文件编号系统将项目所产生的所有正式文件进行编号管理，并按照版次规定中的要求进行文件版次描述，用编号及版次的唯一性准确地控制项目文件。1.文控体系的制度建设由于文件控制专业是一个全新的专业，它的标准规范、规章制度、操作手册都是一片空白。在国外工程公司中，文件控制专业的标准规定、体系文件、作业文件都是极度保密的。所以在同国外工程公司合作的时候，要认真吸取他们的经验和作法，结合实际，逐渐形成自己的文控制度

6、。这包括：标准规范建设一一编制体系文件、作业文件;规章制度建设一一“文件控制人员等级标准"、“文件控制人员任职条件"、“文件控制人员考核办法"、“文件控制人员配备原则及管理办法"，形成包括人员任用、人员配备、人员提升、人员考核的一整套规章制度;操作手册建设一一集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握，如’文控人员操作手册"、"项目秘书操作手册”、"现场文件管理手册"、“竣工资料管理手册"等。1.文控体系的组织建设