费用管理和报销制度.doc

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1、威特广告有限公司费用管理和报销制度一、目的为加强对公司费用管理力度，确保人员更好开展工作，有效节约用成本，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有部门。三、费用管理公司各部门必须在每月底根据下月工作计划制定部门费用开支计划，由财务部汇总、审核，经公司办公会议或总经理审批，即为公司当月的费用开支计划，并下达各单位费用开支指标。凡公司费用开支审批程序为：1.费用当事人申请；2.部门主管审批；3.财务部门审核；4.报总经理审批。公司对各项费用开支实行分类管理，如无特别规定的款项，较大的开支，200元或

2、200元以上，采取先报计划后开支，各项费用开支都必须取得合法的原始凭证，经办人必须在原始凭证上注明开支用途，财务部办理报销时必须认真审核，保证开支凭证完整、准确、合法。较小的开支，200元以下的费用开支，实行审核报销，由经办人填写费用报销单，部门经理审批同意，由财务部门审核后，报总经理审批准予报销。四、报销管理1、费用报销实行互审制度，费用经手人员不能是审批人或证明人，经办人应如实填写费用报销单。2、购买材料和支付工程款，必须在单据所填日期的一个月内报销，员工报销其他费用，必须在费用发生之日的本周内按

3、规定程序进行报批。3、原则上只报销发票（发票单位一栏，必须填写《河源市威特广告有限公司》全称，不能简写），或以其他票据充抵，需事先向会计说明情况，冲抵票据须有日期、收款单位、具体事项。4、所有票据背面右下角须有经办人签字。5、费用报销单应严格按《费用报销单》单上要求填写和妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回。6、粘贴注意事项:将各类票据按面额的大小依次粘贴，并在费用报销单右上角注明各类票据的张数。五、费用报销类型1、差旅费a.差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所

4、发生的必要的合理费用，具体包括:在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等，实际报销差旅费时，凡在规定标准内的，按规定流程报销，超出规定标准的，必须经总经理批准。b.交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。c・伙食费按标准50元/人，依据每人出差的天数结算，原则上采取额度内实报实销形式。d.员工出差期间，住宿费按标准200元/人，原则上采取额度内实报实销形式（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。e.员工外出期间产生的公务费，如邮电费、

5、文件复印费、传真费等，实报实销。2、公务通讯、网络费固定电话费：公司为员工提供工作必需的固定电话，员工禁止在上班期间占用公共资源打私人电话，电话费的缴纳与管理由行政部负责。移动电话费：员工移动通信报销采用补贴的方式进行发放。不同的岗位，根据员工的工作性质和职位设置不同标准。具体的见行政相关管理制度规定。办公网络费：由行政部负责缴纳与管理。3、招待费日•招待费支出应遵循必需、合理、合法、有效、节约的原则，寻求公司利益最大化。b.招待费支出执行事先报批制度。确需支出招待费的，由招待人填写《招待费支出审批表

6、》，详细填写需招待的部门人员、人数，拟支出的费用限额，经批准后方可接待。因特殊情况无法事先申请的，需电话事先征得项目经理同意,并事后补办书面批准手续。c.各部门在经营中若发生佣金等业务事项，必须事先填写《费用付款审批表》，按日常费用审批权限审批后方可操作。4、办公费办公用品的购买，原则上由行政部统一置办，并做好保管和领用登记手续。行政部每月对各部门上报需申领物品清单审核汇总，经项目经理和总经理审批同意后，将《办公用品采购申请表》报财务部备案。各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买，购买后，提交

7、发票、实物，入账报销。办公桌椅、资料柜、打印机、复印机、传真机等耐用性用品的管理，实行谁使用谁申请的原则，填写《办公用品采购申请表》，经项目经理和总经理批准后，交由行政部采购。购置的办公用品应按照品名、规格、数量、使用部门（人）建立《物资清单》，发票需附审批后的申请报告、验收、领用手续后方可报销。办公场所的物业费、水电费由行政部统一负责管理，按规定流程报销。5、零星运费运费报销发票必须是有税务监制章的正式运输发票，发票上面必须注明运输里程、运输单价、货物重量。发票后面须附相应的商品运输单，财务付款时必

8、须认真核实商品重量、运输里程、运输单价。6、车辆使用费和交通费公司车辆统一由行政中心统一进行管理，并定期安排人员进行维修保养。行政中心以公司的名义办理油卡，并建立《车辆加油登记台账》，车辆加油时，使用人须填写《油卡使用报备单》进行登记，行车时使用人须核对公里数并在《行车登记表》上登记。a.因工作需要用车，可向行政中心申请公司车辆。b.—般情况在室内公出，一般应乘坐公交车，时间紧急或携带贵重物品以及携带大件物品不便时，可乘坐出租车。报销时，乘坐出租车的费用