跟单员工作手册.doc

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1、定义　　跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。既要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单更加轻松.解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。分类　　跟单员分为：业务跟单员，外贸跟单员，生

2、产跟单员。工作性质　　跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。因此，跟单员要：　　（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.　　（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。　　（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。　　（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。　　（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。　　（6）收

3、集信息：收集市场信息，进行市场考察。　　（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。　　跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：　　（1）函电的回复：　　（2）计算报价单　　（3）验签订单　　（4）填对帐表　　（5）目录，样品的寄送与登记　　（6）客户档案的管理　　（7）客户来访接待　　（8）主管交办事项的处理　　（9）与相关部门的业务联系　　跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产

4、进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。工作特点　　跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。　　1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。　　2．沟通，协调：跟单员工作涉

5、及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。　　3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。　　4．工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要

6、求外贸跟单员的工作效率是快速的。　　5．工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。素质要求　　跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：　　（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。　　（2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。　　（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。　　（4

7、）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。　　（5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。　　（6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。　　（7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。　　（8）谈判能力。有口才，有技巧。　　（9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。　

8、　（10）物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。工作内容及知识技能要求　　跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。　　1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。　　2.物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）　　3.生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。　　4.货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，