档案柜操作说明.doc

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1、长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城“长城档案柜操作说明”（4.01）使用手册丹阳市长城档案设备厂中国•江苏2007年6月5长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城长城档案管理系统安装步骤：1、进入光盘→Server2000的数据库系统→autorun.exe或(setup)→安装SQLServer2000组件(c)→安装的数据库服务器(S)→下一步→本地计算机下一步→创建新的SQLServer实例→下一步→下一步→软件许可协议(是)→输入25位CD-key[H6TWQ-TQQM8-HXJYG-D69F7-R84VM]下一

2、步→服务器和客户端工具下一步→默认下一步→自定义下一步→组件中加入代码示例下一步→服务本地帐户下一步→混合模式、空密码下一步→下一步→下一步→下一步复制文件→完成。2、进入光盘→档案柜软件安装程序→下一步→下一步→安装→完成。3、打开服务器开始→程序→SQLserver→服务管理器→开始/继续打开当启动OS时自动启动服务，退出。4、配数据库：开始→程序→GWArccab401→数据库初始化配置创建成功退出。5、IP地址配置开始→设置→网络连接→本地连接→Internte协议(TCP/IP)→IP地址(I)：更改为10.0.0.100确

3、定后退出。6、退出到桌面进入档案柜管理系统4.01即可使用。(如不能正常使用，将计算机重新启动)5长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城一、档案管理系统的基本设置1、档案柜设置新系统安装后,档案柜个数﹑档案柜层数﹑档案柜最大列数,一次性操作最多记录数,相应实际逐个进行设置,此为初始化设置.2、用户管理对档案管理工作的流程,划定相应的权限,特定用户使用特定的权限.3、更改口令适用于系统管理密码更改.4、单位管理对使用单位进行上下级分类,其中包括单位优号﹑名称﹑存放位置.(指定到层)初始化设置后增加新单位,在剩余位置中找到相应的存放

4、地点.5、字段内容管理对管理系统中部分常用字段内容进行添加﹑更改﹑充实下拉菜单的内容,保证档案柜管理方便﹑快捷.6、数据库维护完成数据库的导出﹑导入,确保数据库的安全.7、下位机关机上位机对下位机的关机控制,也分自选中关机,有可分所有下位机关机操作.8、重新登陆使用过程中,出现系统问题,不需退出,可选择重新登陆.9、打印设置管理档案过程中需打印时,对外挂打印机的型号﹑纸张等进行设置.5长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城10、选择扫描仪对管理系统里子档案使用的扫描仪进行的选择.11、桌面设计模式对桌面档案柜摆放的图标进行自主设

5、计.12、选择背景图对档案管理系统的背景进行自主设置.二﹑档案管理操作方法:1.档案记录管理分两部分:上方为列表﹑下方为检索及选项.a:查询与登记查询:通过模糊检索,对查询到的信息提供修改删除﹑批量修改等功能.登记:新的信息录入从【新增】开始.根据目录逐条逐项进行填入(带*号的必填)最后根据可选空位,给档案原件提供相应的存放位置.b:发送通过检索,找出即将发送的信息,按【发送】弹出显示框,逐条登记然后【发送】.发送后根据实际工作需要,打印列表或发送清单等.c:借阅通过检索,找到相应借阅信息,发送到暂存框,按【借阅】逐项登记相应内容后,

6、【借阅登记取消】档案柜自动运行到档案存放位置,取出档案,通过扫码枪扫条码结束,系统自动登记完毕.d:归还与借阅雷同,故省略.5长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城2﹑借阅记录管理:上方为检索项﹑下方为借阅记录列表,由数据库自动统计生成,以方便管理人清楚了解信息的所有动态.3﹑发送记录管理所有发送信息列表,明确发送具体原因内容,由数据库生成,有重新接收或取消等功能.4﹑档案柜盘库对所有档案柜或个别档案柜的不定期盘点,盘完后的结果将和数据库所提供的信息对比,根据盘库结果选项,盘库实际结果与数据库中不同的信息显示在列表中,便于修改及

7、更新.5﹑档案统计系统针对数据库中所有信息进行分类统计,便于管理者更直观﹑更清晰地了解档案分布情况及比例.三﹑桌面使用常识1﹑柜号:表示档案柜的编号.(不能重复)2﹑连接:通过转换器与上位机的连接状况.3﹑层信号:运行到层的状态.(绿色到层)4﹑保护:保护措施,红色表示保护.(保护停机)5﹑主电机:反映柜运行主动力的工作情况.(上行或下行)6﹑盘库电机:盘库所提供动力的情况(向左或向右)7﹑数字区域:代表档案柜的每一层,红色表示当前层,任意点击哪一层,档案柜自动运行到位.5长城档案设备管理系统使用手册中国•江苏•长城8﹑上下键:朝上代

8、表上行一层,朝下代表下行一层.9.状态:提供档案柜当前的基本情况.10﹑下方列表:提供当前层的档案信息状态.11﹑取档存档:必须与上位机连接后方可操作,操作时需配合条码枪扫确进行,数据库自动更改状态.12﹑设置:对档案柜