工程资料管理文档

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1、工程资料管理制度一、总则为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。二、档案资料管理1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术

2、档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。4、设备到货后，由采购组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支

3、付。5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。三、归档文件的质量规定1、凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2、书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。四、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递

4、关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1、工程文件接收（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。（2）工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。（3）设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。（4）档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。（5）档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（

5、簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。（7）档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。2、工程文件资料发放（1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。（2）呈送上级单位的工程文件由工程部部长确定发放单位和数量。（3）分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。（4）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档

6、案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。五、设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定1、设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。2、设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。六、档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到

7、编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位：整理现场