管理文档资料

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1、第二章公文处理公文处理，是公司对公文的及公文运行过程的管理。为了保证公文准确、迅速、安全地运转和传递，以充实地发挥公文的作用，应遵守一定的程序和规则。一、公文处理工作的任务1、公文的收发、登记和分送。2、公文的拟办、批办、承办和催办。3、公文的缮印和校对。4、会议、电话的记录与整理。5、公文材料的平时归卷、保管和提供调阅。6、公文资料的调整、立卷、整理、编目归档。7、领导交办的其他公文处理事项。二、公文处理的程序公文处理分为收文处理和发文处理两部分。公文处理总流程图如图2-1所示。发文的形式（发文产生阶

2、段）收文的形式（收文产生阶段）校对分送拟办签收文拟批办缮印签发核稿拟稿登记登记分发用印装订收文的处理（承办、管理阶段）发文的处理（承办、管理阶段）归档立卷编目公文的归宿（收文的立卷归档、发文的立卷归档）催办注办归卷（平时归卷）归卷（平时归档）注办催办承办图2-1公文处理总流程图第一节收文处理收文处理工作是办公室秘书工作的重要组成部分，包含收到文件后要组织文件运行，直至阅办完毕的全过程。需要答复的文件和向外转发的文件，从拟稿起就进入发文处理程序。收文处理流程如图2-2所示。填写送件登记薄收文登记办公室签收

3、拆封、清点、分类收发室接收外来文件分送筛选图2-2收文处理流程图一、接收接收是收文处理工作的开始，文件由收发室接收交办公室秘书统一处理。收发室与办公室文书人员要交换送件登记薄（附表2-1）。接收工作主要包括签收、拆封、清点、分类。1、签收：指收到文件人在对方的文件投递单或送文薄上签字，以示收到。注意事项：（1）要认真查对收件数量、封皮编号是否与清单上一致。（2）检查信件有无破损、散包、被拆现象。如发现这类现象要及时查明原因。（3）经清点、检查无误后，方可在送件簙或清单上签收件人姓名和收到日期。2、拆封：

4、拆封是文书处理人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。注意事项：（1）拆封之前要对方所有信件进行分拣。（2）凡私人信件要送标明的收件人拆封。（3）绝密件要由办公室秘书部门负责人拆封。（4）如系误投要及时退回来件单位，以免误事。（5）来见如未装订，拆封时要整理好。二、收文登记通过登记，给来文编号、记录问题（内容摘要）、来源、去向，保证文件的接受和处理。1、登记范围（1）上级部门文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件等。（2）下级部门请示性、报告性文件等。（3）重要的带有密级的刊物、资料。（4

5、）其他单位商洽问题和需要答复的文件。（5）上级部门召开会议印发的会议文件资料。不需要登记的文件，如一般性简报、公开或不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便条、请柬和一般性的通知。2、登记薄（附表2-2）包括收发号、收文日期、来文单位、文件标题（内容）、密级份数、处理情况和备注。登记帐页上的其他各项，如转办、归档、承办等处理情况，应在文件运行过程中随处理随登记，不要拖延。三、筛选由文书处理人员对所收公文进行签别和别提纯，从而节省领导阅文时间提高工作效率。根据本公司的具体业务状况可选择的方法如下：1、按照文

6、件内容进行筛选（1）必阅件：领导必须看到的文件。（2）批办件：需要领导阅批的文件。（3）参阅件：供领导参阅的文件。2、按领导分工进行筛选要根据文件内容所设计的方面，属于哪位领导分管的就送哪位领导阅。3、对文件进行必要的提炼和综合如果文件太长，秘书人员应在呈送之前写一简单明了的“内容提要”附上。四、分送由秘书人员对所收到的各种文件，按领导批办意见和固定的分发办法分别送达承办部门或具体办事人员。（1）、分送原则(1)及时准确，应做到当日文件当日送出，急件和有时限的要立即送出，不准延误。(2)主次分明，要根据

7、文件内容和急缓程度，保证重点，优先送给主要领导和部门。(3)手续严密，分送文件建立并执行交接制度，履行签收手续。1、分送要求（1）分送的文件均应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填写编号、收文日期等。（2）凡应有承办部门办理的文件，要附上供领导批办意见的“来文承办表（附表2-3）”（3）要求退回归档的文件要在文件上标明“阅后请退回归档”字样。（4）传阅的文件要填写文件传阅单。五、传阅传阅指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。是解决文件数量少，需看文件的人员多的矛盾而采用的一种方法，也是领导或主管部门处理事务

8、、互通信息的一种有效方式。公文传阅流程见图2-3.办公室人员办公室人员有关领导检查文件填写传阅文件登记薄阅文图2-3公文传阅流程图1、传阅登记文件传阅要建立登记制度，设“传阅登记簙（附表2-4）”，这是保证传阅文件迅速安全运行的重要措施。秘书送传阅件时要在传阅登记薄中领导名字下方的空格内标明送阅和退回时间。2、传阅要求（1）文不横传：传阅文件必须保证在秘书人员和每个应阅人员之间分别运转，不允许抛开秘书人员在应阅人员之间自行横传。（2）掌握传