历史档案整理及数字化方案.pdf

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1、精品文档历史档案整理及数字化方案1欢迎下载。精品文档第1章质量保证1.1ISO9002质量体系规范在档案的整理和数字化加工部门，****实行ISO9002《质量体系生产、安装和服务的质量保证模式》，为客户提供操作规范、质量优秀的服务。按照ISO9002的要求，不仅仅实施质量管理、管理控制，并且提供从整理到扫描加工、售后服务等一系列紧密相扣的各个环节中受到监测、控制，进而进行进一步的改进和优化。1.2PMBOK项目管理知识体系指南对于客户档案整理和数字化加工项目，****将参考PMBOK对项目实施管理。从项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用成本管理、项目质量管理、

2、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理9个方面实施。1.3专业化、流水化作业****档案整理加工部，实行专业化和流程化的作业规范。将档案服务分为档案整理和数字化加工两个组。档案整理划分为：承接登记、档案入库、拆分编号、档案鉴定、托裱修补、填写卷皮、装订还原、质量检查、移交入库等9个工位；数字化加工划分为：扫描、扫描质检、图像处理、图像质检、著录、著录质检、制作目录、批量挂接、数据检查验收（总质检）、数据备份、成果管理等11个工位；每个工位都实行项目组长负责制。专业化作业：所有的工人都分配唯一的工位，并为每个工位的工人实行标转化作业培训，以保证工人技能的专业

3、化，从而能够更大限度的保证项目进度和项目质量。流水化的作业：让每个流程点更加容易被监控，质量更容易被评估。每一个工人当1欢迎下载。精品文档前任务完成后，组长进行检查后，才能移交到下一个工位，这样保证每个工位在本流程点做的工作符合品质要求，减少反复环节。1.4软件全程管理、监控****采用专用的软件对档案数字化加工的过程实行全面的管理。数字化加工软件：提供专业的图像获取、处理和管理技术，将档案的数字化加工从扫描、图像处理、图像质检、统计监控等进行全程的管理和控制，各种自动化技术（自动图像倾斜校正、批量图像清理）能够保证图像标准、规范、整洁，并完全符合客户的要求。档案著录挂接软件

4、：符合客户档案著录规范要求，并且能够进行著录扩展，可以同时满足客户根据自身特点的特殊要求。软件具有自动生成序号、继承著录、档号自动生成等快速著录设置，并能够进行重复性、一致性、唯一性、必填性等多种校验方式，能够准确、快捷的完成档案条目的录入，并确保质量；挂接功能能够自动实现著录条目和扫描的图像之间的匹配关系，并保证100％的正确率。1.5文档和报表贯穿项目日报制度：每个工人每天都要向组长汇报本人的工作进度情况、存在的问题、与计划存在的差异等；组长要把本小组的每日情况进行汇总，并报告给项目经理；项目经理通过日报以及抽查的手段，了解项目的进度并实现质量控制。周报制度：每个周的周一

5、，项目经理将上一周的情况进行汇总和统计，把项目完成的各种数量、完成总项目的百分率、下周工作安排、本周遇到的问题、需要客户协助的事项等信息，以书面的形式报告客户项目负责人，让客户定期了解项目的进展。2欢迎下载。精品文档第2章工作前的准备2.1签订保密协议、制定保密措施在项目开始前，首先要签订保密协议。****首先同客户签署保密协议，保证档案和档案信息的安全和保密，同时，****同公司项目的工作人员签署保密协议，从制度和法制上约束员工的工作行为。在制度上，对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不允许带入工作场所，任何与工作相关物品出库都需客户检查确认，电子存储相关设备（硬盘

6、、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。2.2档案情况调研在项目开始前，首先要进行档案情况的调研。调研的主要目的是对档案的纸质情况（纸张的大小、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进行了解，然后依照客户的预定工期，对项目所需的各类人员配给、项目实施的工期等做出合理安排，并提交调研报告。3欢迎下载。精品文档2.3明确项目工作范围按照客户对移交档案鉴定的具体要求，并结合档案的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。2.4制定项目实施计划通过档案情况调研和明确工作范围后，便可以依照客户的项目工期，确定本项目的人员配给、设备投

7、入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。4欢迎下载。精品文档第3章档案整理3.1遵循标准《档案修裱技术规范》DA/T25-2000《文书档案案卷格式》GB/T9705-1988《照片档案管理规范》GB/T11821-2002《档案分类标引规则》GB/T15418-1994《归档文件整理规则》DA/T22-2000《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》国档发[2003]8号3.2整理原则3.2.1安全性档案整理的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。档案从客户库房运出开始，经过