商务信函的写作原则及写作特点准确.doc

《商务信函的写作原则及写作特点准确.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、商务信函的写作原则及写作特点(准确)————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：一前言二写作原则三写作特点 比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）五结论与体会商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动本身的特点决定了商务信函的以下特点。1．正确性（correctness）毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整性（completeness

2、），清晰性（clarity），简明性（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）等特点。这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用正确的格式等等。更有研究者（张彦，李师君2005：171）指出，商务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同表达习惯与方式都要有精确的把握。2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事项和信息。例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所

3、欠缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问题。3．清晰性（clarity）商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。例如，Aletterwasdeliveredtothecompany和Theydeliveredalette

4、rtothecompany相比较而言，后者就更清晰明了，不会引起误解。4．简明性（conciseness）商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将事情说清楚。我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevityisthesoulofwit），商务信函更是如此。这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代intheeventthat，用for来替代forthepurpos

5、eof等等。（2）用单词替代句子或词组。例如，我们可以把Wearereturningallthemachinerythatisbroken中的thatisbroken用broken来替代，进而将句子简化为Wearereturningallthebrokenmachinery。5．具体（concreteness）商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信息而不是概括性和抽象的信息。例如，Thepriceofourproductisabout100dollars.这其中的about100dollars就不具体，95dollars也可以，101dollars也行，让别人如何确定？为了达到具体这一

6、目的，（1）可以使用具体的修饰词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如Thepriceofgashasreallyskyrocketedrecently。6．礼貌（courtesy）礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech于1983年（转引自何自然1997：107－109）提出了礼貌原则，并指出这一原则包含6项准则：得体准则（TactMaxim），慷慨准则（GenerosityMaxim），赞誉准则（ApprobationMaxim），谦逊准则（ModestyMaxim），一致准则（AgreementMaxim），同情准则（Sym

7、pathyMaxim）。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪作用。为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用Thankyou，Please等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即You-approach，而不是I-或We-approach。这样很容易赢得对方的好感