行政办公手册05-办公用品礼品管理办法

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1、中建国际建设公司行政办公管理手册文件编号CSCEC/AD/2003/05办公用品礼品管理办法文件页数第4页共4页文件状态2003版第0次修订办公用品礼品管理办法1目的为规范公司办公用品及礼品的采购、保管、领用程序，提高办公效率，降低办公成本，特制定本管理办法。2定义及分类2.1办公用品定义及分类系指日常使用的笔墨、纸张、计算器、信封、文件夹等办公消耗品，按采购性质办公用品可分为两类。lA类：涉及公司CI形象或附加公司名称标志的办公用品，如带有公司标志的信封、信纸、文件袋、签字笔等。lB类：不涉及公司CI形象的零星办公用品，如荧光笔、铅笔、区别针、大头针、复印纸、墨盒等。2.2礼品定义及分类

2、礼品是指公司对外交往中向客人赠送的礼物或宣传品，如带有公司标志的贺卡、台历等，按采购性质礼品可分为两类。lA类：是涉及公司CI形象或附加公司名称标志的礼品。lB类：不涉及公司CI形象的零星礼品。3部门职责3.1综合管理部l综合管理部作为公司办公用品及礼品的主管部门，负责制定完善相关管理程序。l负责加工制作或购买A类办公用品及礼品。l负责向公司各部门、项目提供三家合格的B类办公用品供应商名单及相关办公用品的市场价格信息。l负责向财务部提供各部门、项目领用办公用品及礼品明细表以进行转帐核算。l负责保管公司集中加工或购买的办公用品及礼品。3.2财务资金部编制综合管理部审核巢刚批准李健中建国际建设

3、公司行政办公管理手册文件编号CSCEC/AD/2003/05办公用品礼品管理办法文件页数第4页共4页文件状态2003版第0次修订l负责协同企划部制定公司办公用品及礼品的预算开支标准，并监督执行。l负责定期和综合管理部核对公司库存办公用品及礼品。1.1使用部门、项目l按需求到公司综合管理部登记领取A类办公用品及礼品，不得自行加工印制有关办公用品及礼品。l在公司提供的三家供应商中自行采购B类办公用品。l向综合管理部推荐优秀办公用品供应商。2办公用品及礼品的采购2.1采购原则l集中与分散兼顾原则。其中A类实行集中采购，B类办公用品实行在公司选定的三家供应商中分散采购。l成本最低原则。公司集中采购

4、或需用部门、项目自行采购，均应在保证质量的同时确保成本最低。l客观真实原则。公司集中采购或需用部门、项目自行采购，均应保证开支的真实性，发票或背书注明办公用品及礼品的名称、数量、单价等。2.2采购及制作时间l委托综合管理部购买的办公用品按月采购，一般在月初完成，自行采购的办公用品按需要随时购买。l涉及公司CI形象的办公用品及礼品，由综合管理部年初制作预算，每年一季度前完成全部制作、采购任务。l工作手册、贺卡、台历等要在每年10月中向总经理提交设计方案，并于11月底完成整个设计、校样、制作全过程，按需要发给使用区域、部门及项目。2.3A类办公用品及礼品的采购程序l综合管理部根据公司需要提出加

5、工或购买申请报公司总经理批示。l申请得到公司总经理同意后，在征求企划部意见的基础上，综合管理部负责根据公司CI标准进行办公用品及礼品的形象策划。l编制综合管理部审核巢刚批准李健中建国际建设公司行政办公管理手册文件编号CSCEC/AD/2003/05办公用品礼品管理办法文件页数第4页共4页文件状态2003版第0次修订综合管理部办公助理负责按照确定方案进行询价后报综合管理部经理审批，候选厂家应不少于三家。l如办公用品及礼品是首次加工制作或在原加工方案上有所修改，则询价比价方案应报公司主管总经理审批；否则综合管理部经理可在审批权限内决策。l公司主管总经理或综合管理部经理同意后由综合管理部行政助理

6、负责联系加工制作。1.1B类办公用品的采购程序需用部门、项目可在公司选定的合格供应商中自行采购所需B类办公用品或委托综合管理部采购。2库存办公用品及礼品的保管l公司集中加工、购买或外赠的办公用品及礼品由综合管理部保管，部门、项目自行采购的办公用品及礼品由各部门、项目保管。l综合管理部入库的办公用品及礼品需由经办人员办理入库手续，填写《入库用品交接清单》。l领用库存办公用品时需在综合管理部填写《办公用品领用单》以备存、转帐；领用库存礼品时经办人需持有区域、部门或项目经理的审批单并在综合管理部《礼品领用单情况统计表》登记后方可领用。3费用的核算l费用的核算工作由公司财务资金部组织管理。l公司集

7、中加工或采购的办公用品及礼品，财务资金部根据综合管理部提供的采购清单，暂计综合管理部管理费用“待摊费用”，每季月根据综合管理部提供的领用清单，及时转帐计入各领用部门、项目的相关费用开支；各部门、项目自行采购的办公用品及礼品开支直接计入该部门、项目的相关费用。l各部门、项目通过公司集中采购和自行采购办公用品及礼品，费用开支均应控制在公司核定的年度预算之内，否则财务资金部须中止报销。lA类办公用品及礼品的开支由综合管理部经理