商务邮件书写格式及基本礼仪课件.ppt

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1、商务邮件书写格式及基本礼仪制作人：lqj制作日期：2019.3.29目录一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务2商务邮件概述商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名。3目录一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮

2、件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务4邮件主题必须写邮件主题在写商务邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。主题要明确、精练与内容相关主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。√“关于XX项目的交卷日期

3、”X“您好”5收件人在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名，尤其在给日本客户发送商务邮件时，一定要这么做。例：株式会社○○○，开发部 ○○先生/女士。传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。CC（抄送）与BCC（密送、暗送）在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。督导抄送给直接主管和项目总监。在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内，可以输入对方的E-ma

4、il地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人或小组，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。需要说明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。6寒暄语在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。例：承蒙您的关照。我是XX公司的督导XX，XX项目由我负责。7邮件内容（1）在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。

5、如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。称呼，正文，结束，署名/签名四点要尽量完整。称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士。3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。8邮件内容（2）正文做到主题明确，语言流畅，内

6、容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。5)在收件人明白其意时，可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）9结

7、束语不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。1)如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。2)最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作。3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈。10署名（1）在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：签名设置演示11署名（2）在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：12目录一、商务邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务13注意事项（1）1、乱

8、码现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2、附件最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档