普通表格使用技巧培训课件.ppt

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1、Excel表格制作相关技巧培训-----财务部吴官米一、数据有效性二、快捷键以及简单函数的应用三、Excel透视及表格图标制作一、数据有效性数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。[应用一]下拉菜单输入的实现例：直接自定义序列有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。我们希望Excel单元格能够象下拉框一样，让用户在下拉菜单中选择就可以实现输入。其操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击"数据有效性"，打开"数据有效性"对话框；

2、选择"设置"选项卡，在"允许"下拉菜单中选择"序列"；在"数据来源"中输入"优秀，良好，合格，不合格"（注意要用英文输入状态下的逗号分隔！）；选上"忽略空值"和"提供下拉菜单"两个复选框。点击"输入信息"选项卡，选上"选定单元格显示输入信息"，在"输入信息"中输入"请在这里选择”操作如下：打开表格-----数据[应用二]输入数字位数的限定与应用一操作相似，仅需要将设置重新选择，其详细如下[应用三]数据唯一性检验员工的身份证号码应该是唯一的，为了防止重复输入，我们用“数据有效性”来提示大家。操作步骤：选中需要建立输入身份证号

3、码的单元格区域（如B2至B14列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式：=COUNTIF(B:B,B2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框，并拒绝接受输入的号码二、快捷键以及简单函数的应用Ctrl组合快捷键按键说明Ctrl+Shift+(取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。Ctrl+Shift+)取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。Ctrl+Shif

4、t+&将外框应用于选定单元格。Ctrl+Shift_从选定单元格删除外框。Ctrl+Shift+~应用“常规”数字格式。Ctrl+Shift+$应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括号中）。Ctrl+Shift+%应用不带小数位的“百分比”格式。Ctrl+Shift+^应用带有两位小数的“指数”格式。Ctrl+Shift+#应用带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+Shift+@应用带有小时和分钟以及AM或PM的“时间”格式。Ctrl+Shift+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号(-)（用于负值）的“数值”格式。

5、Ctrl+Shift+*选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空白列围起的数据区域）。在数据透视表中，它将选择整个数据透视表。Ctrl+Shift+:输入当前时间。Ctrl+Shift+"将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+Shift+加号(+)显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。Ctrl+减号(-)显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。Ctrl+;输入当前日期。Ctrl+`在工作表中切换显示单元格值和公式。Ctrl+'将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+1显示

6、“单元格格式”对话框。Ctrl+2应用或取消加粗格式设置。Ctrl+3应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+4应用或取消下划线。Ctrl+5应用或取消删除线。Ctrl+6在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。Ctrl+8显示或隐藏大纲符号。Ctrl+9隐藏选定的行。Ctrl+0隐藏选定的列。Ctrl+A选择整个工作表F1显示“MicrosoftOffice Excel帮助”任务窗格。按Ctrl+F1将显示或隐藏功能区。按Alt+F1可创建当前范围中数据的图表。按Alt+Shift+F1可插入新的工作表。F2编辑活动单元

7、格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行编辑，它也会将插入点移到编辑栏中。按Shift+F2可添加或编辑单元格批注。按Ctrl+F2将显示“打印预览”窗口。F3显示“粘贴名称”对话框。按Shift+F3将显示“插入函数”对话框F4重复上一个命令或操作（如有可能）。按Ctrl+F4可关闭选定的工作簿窗口。F5显示“定位”对话框。按Ctrl+F5可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。F6在工作表、功能区、任务窗格和缩放控件之间切换。在已拆（通过依次单击“视图”菜单、“管理此窗口”、“冻结窗格”“拆分窗口”命令来进行拆

8、分）的工作表中，在窗格和功能区区域之间切换时，按F6可包括已拆分的窗格。按Shift+F6可以在工作表、缩放控件、任务窗格和功能区之间切换。如果打开了多个工作簿窗口，则按Ctrl+F6可切换到下一个工作簿窗口。F7显示“拼写检查”对话框，以检查活动工作表或选定范围中的拼写。如果工作簿窗口未最大化，则按C