excel表格使用技巧.ppt

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1、Excel应用技巧及精讲案例郁郁2011年3月3日1、怎样能够快速的插入工资表的表头在每个人的信息栏?在表头下位置插入N行,复制表头.再在第一列插入空列,在A列输入单数列1,3,5......至表头末,再在原来的人名前输入双数列2,4,6......,用排序的方法(按A列,从小到大排序)就可得到有表头的工资表了.2、建立分类下拉列表填充项做财务报表时，我们常常要将资产的“关键字”和“地点”输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1）建立一个资产的“关键字”和“地点”数据库，选中A列(“关键字”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“服

2、务器设备”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“终端软件”、“软件”……第一节典型案例2）切换到Sheet1中，选中需要输入“关键字”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业输入“服务器设备“终端软件”、“软件”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。3.数据图表的拍照。特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候，再使用连接数据的方式就行不通了。Excel早为我们准备了“照相机”，你只要把希望反映出来的那

3、部分内容“照”下来，然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。A、准备“照相机”1)打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。2)单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”，并且将其拖到Excel页面工具栏的任意位置。这一步很多人并不熟悉，一定要自己试一试。(在Excel2007中打开“工具栏”，在“不在功能区中的命令”中找到“照相机”，点“添加”即可使用。B、给目标“拍照”假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。1)拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。这一步相当重要，一定要选准，不选或者选错，那你的

4、“照片”就会啼笑皆非了。2)用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。C、粘贴“照片”1)打开Sheet1工作表。2)在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。在Sheet2中调整“照片”的各种格式，粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化，而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件，所以，“图片”工具栏对这个照片也是有效的，照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。D、取消拍照粘贴功能如果拍照完毕，此时想取消照片粘贴功能，只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮，刚才“拍”下的照片则被取消，不会再被粘贴。员工面

5、试成功后，公司HR需要给每位员工发放一份入职通知书，其中包括员工姓名、薪资、职级等内容，如果数量少的话大家往往是采用手工填写或者打印，若是人数较多的话，工作量非常大，实际上利用Excel的一些函数以及功能，并可以实现批量打印通知书，下面就以某公司的员工入职通知书打印为例，来介绍具体实现方法。员工入职信息表通常一份标准的入职通知书，一般都需要包括员工姓名，薪资，职级，日期，因此在打印通知书之前，必须将这些资料整理好。4．Excel的函数实现入职通知书的批量打印设计通知书模板新建一个工作表，将其命名为“批量聘用函”，然后在此表的A1:H7单元格区域中，根据自己公司的要求，输入入职

6、通知书的必要内容，如编号、标题、开头语、表格以及员工签名的位置(图3)。由于要实现批量发送，必须在此入职函模板中添加一个通编号选择单元格，这样就能够通过这个单元格中的不同序号，从而能够显示不同的人员的入职函，在G1单元格中输入“编号”，然后确定H1单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面入职信息明细中每个员工的数据自动引用过来，在B3中输入公式“=VLOOKUP(G1,erf!A2:K11,3,0)”，在C6中输入公式“=VLOOKUP($B$3,erf!C2:K11,3,0)”，并依次类推，在G1单元格中输入1时，就会在通知书模板中显示第1个入职函，而2时，则显示第2个

7、入职函。需要注意的是，VLOOKUP等函数，其作用为根据G1单元格中的数值，而自动引用入职信息表明细对应的员工姓名，职级，薪资等信息。5.如何设置Excel公式让数据不再重复我们在使用Excel2007编辑工作表格时经常要输入大量数据，如何设置才能使Excel公式让数据不再重复？有时要求输入的这些数据是不允许重复的，例如常见的身份证号码等，一旦错误输入查找起来那可是相当麻烦的一件事。对于这个问题，其实我们可以自定义公式，让Excel对重复数据能够自动弹出警告信息，以便及时提醒操作人员。Step1：运行E