文秘实训接待方案课件.ppt

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1、文秘112班第一批第四小组贵宾接待方案接待活动背景介绍娃哈哈集团公司董事长总经理宗庆后等5人将于2013年*月*日下午14:00-16:00考察我校并作报告接待宾客：哇哈哈集团公司包括董事长总经理宗庆后在内一行5人接待时间：2013年*月*日下午14:00-16:00宴请酒店：杭州三立开元名都大酒店接待负责机构：树人大学秘书专业师生接待方案资金预算接待小组任务分配接待处秘书组行政组保卫组礼宾组宣传组接待团队：本次接待活动主要负责部门为接待小组，分为以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、礼宾组、保卫组，分工协作完成接待活动。秘书组前期准备工作发出邀请函协调双方时间以及行程联系酒

2、店进行食宿安排设定接待活动日程并跟进协调相关部门及小组的接待工作行政组前期准备工作确定报告场所报告厅整理及资料准备，摆放与会物品调试视频音响设备与会人员打卡签到安排会中服务工作宣传组前期准备工作撰写宗庆后即将到校考差并作报告的校内新闻稿制作迎接横幅与海报摄影及拍照的器材准备校园文化交流活动节目安排晚宴筹备礼宾组前期工作准备迎接及欢送贵宾的礼仪人员的挑选为考察及报告引路招待设计路线设计定做送给贵宾的礼品联系酒店参与安排布置贵宾房间做好食品、天气、卫生等后勤服务的事先准备保卫组前期工作准备安排迎送车辆编制乘载司机名单做好贵宾及相关工作人员的保护措施接待场所监控保卫的保卫员名单安排

3、接待日程安排迎送的礼仪细则（1）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提重物。（2）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。（3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。（4）送行时，为来宾预定好返程专车，以及送来宾到门口，按照惯例轿车内的位次规则

4、是：右高左低，后高前低，即要先让来宾从右侧车门上车，坐在小车后排右侧，再让主人从左侧车门上，坐在后排左侧陪同，秘书为来宾开门，关门后，自己再上车坐在司机旁边的座位上。宴请礼仪细则宴请时，要注重贵宾的饮食爱好以及习惯，切忌铺张浪费。坐次安排：对门为上，两边为偏座。左为尊，右为次；上为尊，下为次；中为尊，偏为次。餐具选用：西餐进餐用刀叉，中餐用筷子。刀叉和筷子的用法都有各自的规矩。考察活动礼仪细则确定参观时间，做好通知工作：要把参观内容提前与校内相应负责人联系，告知考察事宜及注意事项，如路线设置、原材料准备等。实地参观引导：接待人员要亲自带路，陪同宾客一道前往目的地，引导者除了要

5、与来宾进行正常的交谈外，往往还会就某些必要的情况进行介绍或提醒讲解员和翻译员，遇到提问，尽量解答。介绍一定要简明生动，实事求是，不可吹虚或夸大其辞：在一路参观过程中，当贵宾主动同我方交谈、握手时，一定要热情相迎，不可拒之不理。在参观过程中应时时照顾到客人的反应及情绪：切勿流露出反感的情绪、对于一些原则性问题。应慎重相告。对那些落在后面的贵宾，一定要派专人照顾，以免冷落对方。参观结束拍照时注意排位：领导应主动同贵宾参观团中的主要负责人宗庆后一起，于最前排处居中站立，不能拉对方手或扶对方肩照相。欢送晚宴礼仪细则晚宴前：编排晚会流程；会场布置，包括户外和室内的布置；节目收集筛选及主

6、持表演人员的排练；准备所需服装道具及互动游戏；确定礼仪人数，以及站位和走位。晚宴中：播放本校的宣传片，展示本校风采；文艺表演；校长作总结，欢送哇哈哈集团来宾。酒会参加者礼仪：穿着须正式，干净简洁，可选择细节出彩的配饰；交流时应避免高声谈笑。不要只同几个熟人交谈，左右客人如不认识，可选自我介绍。别人讲话不搭嘴插话。晚宴后：赠送礼品给娃哈哈集团来宾；会场卫生善后；费用结算处理，酒会书面总结善后工作一、秘书组：1.需收回的文件材料，活动结束后及时收回；2.需公开发表和传上网络的资料，报校领导审批签字后及时发表；3.做工作总结，再向校领导回报总体情况。二、行政组1.做好财务结算，账目

7、票据要结清；2.做好协助工作；通过宾客的反馈，做满意度调查；3.做好善后工作，离开时带走资料。三、宣传组1.做好新闻发布或各种形式的宣传工作。2.向相关部门，来宾表示谢意，必要时发感谢信。四、礼宾组1．办理接待过程中产生的费用，如礼品，住宿等结算手续，及时跟踪款项情况。五、保卫组做好会后的一切物资清点清查工作。六、全校总结大会为本次接待活动以及交流成果做详细总结谢谢！