成功会议关键之策划(15页).doc

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1、n更多资料请访问(.....)成功会议的关键策划无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：1:需要做些什麽？桂林会议有各种类型，不同的桂林会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。2:谁来筹划会议？从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的

2、工作水平。会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。#善于与人共事#善于注意小节#善于解决问题#善于与人协商#能够管理会议财务事宜#熟悉酒店运作#能够安排恰倒好处的菜单#能够熟练操作电脑#能够熟练地与视听服务公司打交道#能妥善接待贵宾和外国客人#熟知各种礼仪#行事果断、执着会议筹划者的任务：#制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标#制定会议议程#了解可供使用的场所和设施情况#选择或提议合适的场所#检查并比较各项设施#安排交通事宜#协调会务工作人员的活动#招收、培训会务人员和广告人员#制定可行预算

3、或按既定预算安排有关工作#确定各项工作的时间安排#视察选定的场所和设施#与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）#确定印刷公司#安排食品、饮料有关事宜#讨价还价#同会议发言人和各位贵宾进行联系3:主要会议类型：#销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。#年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。#产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。#研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。#专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询

4、和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。#奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。#培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。4:会议筹划步骤：目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：#培训#通知#教育#探讨问题#做决策#引入新事物或介绍新人员#激励#开发#展示#促进与改善#解决问题#讨论如何赢利#赢利5:在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述

5、一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：#预计召开会议的日期；#会议预计召开几天；#打算在什麽地方召开会议；#会议形式或程序是什麽；#需要多大的场地；#以前开过这样的会议吗？结果如何；#将有多少人到会；#会议预算是多少；#与会者对费用开支很在意吗？#打算选用什麽级别的酒店和设施；#打算选用最高级的房间标准是什麽；#谁来制作会议邀请函；#会议需要向与会者打印相关资料吗？#会议的发言人有哪些？#会议需要什麽样的视听设备；#需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；#与会者可以携带家属吗？#打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗

6、？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？#有谁来承担这些活动的费用。酒店会议常识1．会议的性质：为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。2．会议的市场规模：根据国际大会和会议协会（）统计：以国际会议为例：每年全　　　　世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，　　　　其市场价值超过2800亿美圆。3．中国会议市场现状：1）与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。　　表现在：　　　　a)专业办会的组织或公司很少。　　　　b)缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。2）会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。3）全

7、国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经　　　　验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的　　　　基础。　　　4．有必要了解酒店会议的基本常识：1）酒店是接待会展的核心接待部门。　　2）目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。　　　5．酒店接会议的好处：1）利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消　　　　费是普通旅游者的三倍。2）有利于扩大酒